Johnny Tamayo Arias1
La herramienta que se ha diseñado esta orientada al diagnostico de los procesos empresariales de cualquier tipo de organización basado en dos tipos de conceptos:
Conceptos Organizacionales: Alrededor de los diferentes agentes empresariales con los que interactúa una organización hay una serie de procesos y características necesarias para su desarrollo, las características que conforman cada agente interventor hacen parte de los procesos internos realizados en las organizaciones, todos ellos enfocados en la eficiencia y eficacia de la organización. Basándonos en la actividad que tiene la empresa con un agente particular (agente interventor según la relación del negocio, ejemplo: las relaciones entre la empresa y el cliente), es necesario contar con una serie de procesos y características básicas para que la organización este preparada para este tipo de relaciones. A medida que una empresa define sus relaciones con sus agentes, los desarrollos de la estructura se van fortaleciendo en estas áreas, llegando a presentar más importancia que los demás agentes. Las áreas de menor evolución son segmentos de la estructura que poseen un desarrollo pasivo sin llegar a eliminarse en la estructura de la organización, permitiéndole a la empresa posibilidades de flexibilidad y actividad de estas zonas si la empresa decide cambiar de estrategia de negocio. Partiendo de esta premisa se diseño una serie de preguntas orientadas a estructurar la organización, las metodologías utilizadas se soportan en diferenciales semánticas y la modelización organizativa.
Conceptos Estructurales: Conociendo el análisis realizado a través de las tres áreas de conocimiento, (Conceptual, funcional, estructural), se planteo la manera de integrar de forma sencilla todos estos conceptos a través de una grafica circular que identifique cada uno de las prioridades del sistema según el nivel de importancia. La grafica de visualización se compone de tres grandes niveles, el nivel estratégico colaborativo, el nivel de procesos operativos y el nivel de soporte, cada uno con una valoración dada en el formato de diagnostico.
Una vez identificado los procesos y subprocesos según el nivel de importancia se procede a asignar la calificación obtenida en el cuestionario según el área objeto de investigación. Para el análisis colaborativo se asignan en cada uno los anillos y relaciones de procesos la actividad la evaluación obtenida.
Captura de Datos y Creación de Encuestas
Para el análisis y estructuración de la información necesaria para conocer las organizaciones en el ámbito de Internet, nos basamos en métodos de prospectiva fundamentados en el estudio de diversos factores del entorno tecno-socio-económico y las interacciones entre estos factores. Para la captura y análisis de la información se utilizó el método Delphi (Delbecq, A.H,1975); mediante este procedimiento se pretende extraer y maximizar las ventajas que presentan los métodos basados en grupos de expertos y minimizar sus inconvenientes. Para ello se aprovecha la sinergia del debate en el grupo y se eliminan las interacciones sociales indeseables que existen dentro de todo grupo. De esta forma se espera obtener un consenso lo más fiable posible del grupo de expertos.
A continuación enunciaremos cada una de las tareas a tener en cuenta en el desarrollo de proceso de puesta en marcha de las encuestas.
Creación de Encuestas
Los instrumentos para el análisis y captura de información se basaron en dos métodos, el primero conocido como “Modelización organizativa”, trata de una técnica estructurada utilizada para asegurar un examen y documentación completa de una empresa y de su entorno en materia de SI/TI. Este modelo se adapto a las condiciones y características que debe tener un negocio para su puesta en marcha en Internet basándonos en aspectos como colaboración, optimización de procesos a través de Internet, integración de sistemas de gestión. Para el análisis a nivel de grado de desarrollo y aceptación de las TI en una organización, realizamos un estudio centrado en la Matriz de Sullivan, a través de ella podremos conocer la situación de desarrollo y aceptación que tiene las tecnologías en la empresa en cuestión. La finalidad de ambos métodos es obtener la información concreta y esencial para que las empresas convencionales puedan tener presencia en Internet. Estos sistemas de captura de información se basan en los siguientes tipos de análisis:
Análisis organizacional: para la creación y desarrollo del cuestionario a nivel organizacional se baso en el método de modelización organizativa. La primera parte de la encuesta esta basado en el método de “Modelización organizativa”. Este modelo se adapto a las condiciones y características que debe tener un negocio para su puesta en marcha en Internet basándonos en aspectos como colaboración, optimización de procesos a través de Internet, integración de sistemas de gestión.
Las características evaluadas en la fase organizacional fueron las siguientes:
Análisis tecnológico: el desarrollo del cuestionario tubo como base teórica los conceptos aportados por la matriz de Sullivan, además de algunas otras preguntas extraídas de los contenidos. En el proceso de planificación resulta crucial identificar la situación de la empresa en cuanto al uso y gestión de los SI/TI con objeto de obtener una imagen clara de su situación de partida y establecer así con mayor precisión los pasos que han de realizarse para lograr alcanzar la situación deseada. Resulta interesante, como primer paso, tener una visión objetiva del papel desempeñado actualmente por los SI/TI en la empresa y de la percepción que sobre esta función se tiene por parte de los miembros de la organización. En esta línea, la matriz de Sullivan (1985) ofrece una visión general del grado de innovación y aceptación de la TI en una organización. Para ello hace uso de dos variables, como son el grado de desarrollo de la tecnología y el nivel de empleo de ésta. La primera es una medida de la actualización tecnológica de la empresa, es decir, si su infraestructura recoge los últimos avances y está, por lo tanto, actualizada; visto de otra manera, esta variable mide el grado de obsolescencia tecnológica en que se encuentra la empresa. La segunda variable, el grado de empleo de la tecnología, ofrece una imagen del uso efectivo que se da a la infraestructura de TI de la empresa por parte de los usuarios, es decir, si la formación y cultura de la información de la empresa favorece o no la explotación de los equipos y aplicaciones para la realización de las actividades. Combinando estas dos variables se obtiene una radiografía interesante que puede indicar si la empresa hace un uso estratégico de los SI/TI o, si por el contrario éstos no tienen un papel relevante en su funcionamiento. También permite identificar situaciones de desequilibrio en las que, por ejemplo, existe un elevado desarrollo tecnológico pero el personal de la empresa no está haciendo uso de él, lo que significa una inversión que difícilmente será amortizable. También puede suceder que la TI disponible se utilice de forma intensiva pero las limitaciones técnicas impidan la obtención de mejores resultados.
Análisis colaborativo: para la realización y puesta en marcha del cuestionario, las preguntas fueron tomadas de los tres puntos fundamentales del trabajo colaborativo: Información, Coordinación y Colobaración, partiendo de los niveles de responsabilidad y confianza de las organizaciones (Reichwald Et al, 1998).
Ficha Técnica de la Encuesta
Metodología: cualitativa a través de diferenciales semánticos (este tipo de escalas para situar la opinión del entrevistado, se trata de un segmento de dimensiones fijas y conocidas, sobre el cual el responderte marcará algún signo que indique la posición en que se sitúa. Midiendo luego la distancia en centímetros que separa la marca hecha por la persona que responde a cualquiera de los extremos, se podrá obtener un valor numérico, que corresponde a un punto determinado de la escala).
Técnica: encuesta y entrevista personal.
Herramienta: cuestionario administrado personalmente y a través del correo electrónico.
Universo: 4 empresas pertenecientes al la unidad de emprendimiento de la Universidad Nacional de Colombia Sede Manizales.
Técnica de Muestreo: no probabilístico muestra auto-seleccionada