José Henrique Souza 2 y Joseani Viseli 3
| RESUMO: Nesse trabalho tratamos do Sistema de Informações Gerenciais e da gestão de informações em hospitais.Descrevemos as principais falhas que os sistemas tradicionais podem gerar e procuramos demonstrar o que é possível esperar da modernização de tecnologias de sistemas e de equipamentos já disponíveis no mercado. |
ABSTRACT: |
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Inovações na gestão, sobretudo no que se refere aos Sistemas de Informações Gerenciais (SIG) e à Gestão de Tomadas de Decisões têm sido bastante explorados nos últimos anos. As forças que atuam sobre essas tecnologias dizem respeito às melhorias na tecnologia e na capacidade de processamento pelo lado da oferta e na necessidade de fazer frente a constantes mudanças e novidades na realidade econômica, competitiva e tecnológica, pelo lado dos usuários de sistemas de informações gerenciais.
Os produtores de softwares de gestão procuram lançar não somente produtos como também conceitos novos. Assim acreditam que é possível promover uma alavancagem mercadológica capaz de tornar seus produtos bem sucedidos comercialmente. Procurando transmitir uma personalidade distinta dos demais, cada produtor “tenta cunhar uma nova expressão para promover sua própria ferramenta”.
É desse modo que os conceitos relacionados aos Sistemas de Informações Gerenciais surgem, se metamorfoseiam e desaparecem. “Data warehouse”, “balanced scorecard”, “business warehouse”, “data mining”, “CRM- customer relationship management”, “dashboards”, etc. A partir desse ponto do texto vamos nos referir a essas ferramentas apenas pelo nome genérico de Sistemas de Informações Gerenciais – SIGs. Esse foi um dos primeiros conceitos cunhados pelos produtores de softwares para gestão que tiveram grande repercussão no mundo empresarial. Optamos por adotar esse conceito porque ele é amplamente reconhecido e acreditamos que o mesmo parece dar conta de explicar os objetivos para o qual foi criado (Dempsey, 2005; Arveson, 1998).
Na verdade todos os produtos de gestão apresentam o mesmo objetivo: “dar apoio à tomada de decisões5, ao proporcionar uma única versão consistente da verdade extraída de uma grande diversidade de fontes de dados” (Dempsey, 2005).
Do lado da demanda, um ambiente cada vez mais competitivo, dinâmico e instável, leva as organizações a viverem em um ambiente no qual a gestão de informações é fundamental. Devido à imensa quantidade de dados irrelevantes que podem ser coletados pelas modernas ferramentas de gestão é preciso cuidar para estas coletem e apresentem somente os dados necessários.
Um sistema de informações é composto por um conjunto de dados que entram no sistema e outros conjuntos de dados mantidos em arquivos ou tabelas e sobre os quais se aplica uma rotina de trabalho, um programa, um processamento, de modo a obtermos informações de saída.
O ambiente no qual as instituições operam é experimentado e percebido primariamente por meio de informações. Cabe, portanto, ao administrador “monitorar o ambiente em busca de informação”, representar a empresa diante de clientes e fornecedores e certificar-se de que as informações corretas estejam chegando a seus subordinados (Moraes, 2004: 09). Assim, caso os gestores passem a monitorar a realidade de forma distorcida ou viesada é perfeitamente possível que passem, também, a planejar e executar sem a eficiência e a eficácia desejada. Portanto, no processo de desenvolvimento de um SIG é fundamental levar em conta não somente a quantidade, mas também a qualidade, a velocidade e o detalhamento dos dados que pretende coletar.
Nesse trabalho pretendemos apresentar diversos erros operacionais que podem ocorrer cotidianamente no uso de sistemas tradicionais de informações gerenciais de hospitais. Nosso objetivo é refletir sobre a possibilidade de implantação de inovações profundas em sistemas informatizados de gestão. Também pretendemos apresentar a importância do planejamento da mudança como requisito fundamental para a evolução constante dos SIG.
Ao final da década de 60, já se ouvia o alerta de um irônico dilema dos executivos: o grande volume de informações geradas pelas organizações contrastavam com a insuficiência de informações relevantes para a correta tomada de decisão. A quantidade enorme de informações inadequadas coletadas pelas organizações poderia prejudicar a leitura dos ambientes organizacionais, o acompanhamento das atividades e o processo de tomada de decisão.
Em face do desenvolvimento da informática, a geração de informações deixou de ser, de forma geral, um problema significativo. O grande problema passou a ser a definição das informações que devem ser geradas e, principalmente, a forma de integrá-las e utilizá-las de forma rápida e eficiente.
Sabe-se que as organizações vencedoras apresentam como características fundamentais: a) as mudanças que emergem do bom-senso, do consenso e da liderança; b) participação efetiva com objetivos compartilhados; c) incentivo às experimentações, criatividade e inovações; d) uma autoridade baseada na competência e no relacionamento pessoal; e) o foco no indivíduo e em consumidores cada vez mais exigentes; g) a segmentação de mercado; h) exposição à concorrência e a qualidade globalizada; i) a evolução tecnológica acelerada; e j) uso eficiente da informação (Oliveira, 2001).
Esse conjunto de desafios consolida um cenário no qual as informações, sua estruturação e o processo decisório se consolidam como um sistema administrativo da mais elevada significância não importando o tipo da organização. Querem elas sejam públicas ou privadas, com ou sem fins lucrativo o uso eficiente das informações e a evolução constante em seus instrumentos de coleta, organização e interpretação são essenciais. Para isso são de fundamental importância o diagnóstico e a capacidade técnica de superação das falhas no sistema vigente e a criatividade para imaginar novos benefícios que uma inovação tecnológica, “atualização” ou substituição de ferramentas pode gerar.
Segundo Oliveira (2001) sistema é um conjunto de partes interagentes e interdependentes que, conjuntamente, formam um todo unitário com determinado objetivo e efetuam determinada função. Seus componentes principais são: a) os objetivos dos usuários do sistema e os objetivos do próprio sistema; b) as entradas do sistema que fornecem o material (dados) a ser aproveitado para a geração das saídas, isto é, as informações necessárias estabelecidas pelos objetivos anteriormente estabelecidos; c) o processo de transformação do sistema é definido como a função que possibilita a transformação de um insumo (entrada) em um produto, serviço ou resultado (saída); d) as saídas do sistema, que correspondem aos resultados do processo de transformação; e) os controles e as avaliações do sistema que verificam se as saídas estão coerentes com os objetivos estabelecidos; e f) o feedback do sistema através da re-introdução de uma saída sob a forma de informação.
O feedback reage a cada entrada de informação incorporando o resultado da ação-resposta desencadeada por meio de nova informação, a qual afetará seu comportamento subseqüente, e assim sucessivamente. Desse modo o feedback é um instrumento de regulação retroativa ou de controle voltado para reduzir as discrepâncias ao mínimo, bem como propiciar uma situação em que o sistema se torne auto-regulador.
O sistema insere-se dentro de um ambiente6 que, ao mesmo tempo, é influenciado e influencia o sistema. Naturalmente, pode-se considerar o ambiente para qualquer amplitude de sistema, como sistema orçamentário, de recursos humanos etc.
O executivo deve considerar, no mínimo, três níveis na hierarquia de sistemas: o sistema em si; os subsistemas que são as partes identificadas de forma estruturada, que integram o sistema; e o supersistema ou ecossistema que é o todo do qual o sistema é um subsistema.
Existem dois conceitos que facilitam o entendimento do sistema considerado e sua integração com o ambiente: 1) Eqüifinalidade: segundo a qual um mesmo estado final pode ser alcançado, partindo de diferentes condições iniciais e por maneiras diferentes; e 2) Entropia Negativa: que mostra o empenho dos sistemas para se organizarem para sobrevivência, através de maior ordenação.
O executivo catalisador do SIG sabe que a realidade das organizações é extremamente dinâmica por conta das influências que sofre do ambiente e da estrutura organizacional. Desse modo, constantes micro-alterações organizacionais podem determinar, ao longo do tempo, uma total desorganização do sistema. Caso não seja ajustado à nova realidade torna-se ineficiente para auxiliar a tomada de decisão.
As micro-alterações são mais desorganizadoras que as macro-alterações. Enquanto estas alertam os executivos para os clamorosos desajustes existentes entre os sistemas e a realidade, aquelas somente serão notadas após um hiato temporal durante o qual podem ter gerado grande dose de ineficiência. Assim, o planejamento organizacional e o planejamento da mudança são instrumentos fundamentais que devem prever e agir de acordo com as mudanças tecnológicas nos sistemas e alterações da realidade organizacional e ambiental.