Orlando Viloria y Walter Blanco
Los problemas de entropía de los Departamentos Académicos trastocan el funcionamiento de la División de Ciencias y Tecnologías Administrativas e Industriales, baja su eficiencia e incluso su efectividad. Los informes provenientes de los diferentes procesos críticos de los DA no llegan oportunamente. Los trabajadores del conocimiento y de oficina de esta unidad organizacional necesitan los informes y las contrataciones para continuar con la cadena de valor agregado de la información y enviarla a otras instancias administrativas para su procesamiento y la implementación de acciones, pero el retraso de estos procedimientos es inminente. El efecto mariposa continúa, los problemas de eficiencia de los Departamentos Académicos y de la División pueden afectar el cobro de los salarios de los profesores contratados que se inician en la universidad, los que ascienden de categoría o pasan a personal fijo u ordinario.
El Departamento de Admisión y Control de Estudios, unidad operativa encargada de realizar en todos trimestres los trámites relacionados con la actividad académica de los alumnos, se ve afectada en la realización de sus procesos pues debe realizar el reprocesamiento de las inscripciones incluyendo los cambios de secciones, modificaciones de los cupos asignados previamente en la estimación de la Oferta Académica, añadir nuevas secciones de las asignaturas, eliminar otras, redistribuir los cursos y realizar ajustes a los horarios, entre otros. Esto retrasa la distribución definitiva de los estudiantes por sección y alarga el proceso de reinscripciones y de modificación de la inscripción hasta las primeras semanas de actividades docentes, en consecuencia, los docentes no pueden disponer de una lista real de clases sino después de avanzado el período académico.
El Decanato de Estudios Tecnológicos y sus coordinaciones académicas adscritas bajan su eficiencia, se ven en la obligación de asumir funciones que no les competen por reglamento, como por ejemplo: (a) autorizar los cupos disponibles en las unidades curriculares ofertadas y los cupos generados por las nuevas secciones; (b) revisar las planillas de modificación de inscripción de los estudiantes; (c) determinar si hay o no defecto o exceso de créditos inscritos y; (d) inscribir aquellos alumnos que no lo hicieron en el período regular de inscripciones. Sin embargo, hay otros procesos que sí le corresponden al DET, tales como la autorización de cursar excepcionalmente una determinada asignatura; permitir, bajo ciertas condiciones, la inscripción con defecto o exceso de créditos y autorizar la inscripción de cursos en cooperación con la empresa, entre otros.
En el sistema conformado por la Dirección de Información Académica, el Departamento de Admisión y Control de Estudios y el Departamento de Computación (DIA-DACE-DECO) predomina el bucle de aprendizaje simple, pues las unidades que conforman el sistema funcionan como unidades receptoras de información, sin que se produzcan cambios, los errores siempre se repiten trimestre tras trimestre, no se transforman los procesos, las personas y las acciones para prevenir fallas, se realizan cambios graduales para corregir las salidas de los procesos y así mantener los rasgos centrales de la teoría de uso. Bateson (1987) citado por Cozzi (2003) señala que una organización con estas características está en un nivel de aprendizaje 0, no hay aprendizaje. En el caso de Nekane (2000), sí hay aprendizaje pero de primer ciclo o adaptativo, ya que los sistemas mencionados comportan ajustes graduales para adaptarse al entorno. En resumen, el paradigma de orientación a tareas predomina sobre el paradigma de orientación a procesos.
Las barreras de aprendizaje y defensivas afectan la transición del Núcleo Universitario del Litoral de la Universidad Simón Bolívar, hacia una institución educativa inteligente, apoyada en la gestión del conocimiento.
Los trabajadores del conocimiento en el proceso DDD están altamente calificados pero no explotan la experiencia colectiva, las aptitudes y actitudes de cada persona así como sus competencias para aprender en equipo, bajo una visión compartida y con un pensamiento sistémico.
Las barreras de aprendizaje y defensivas de los gerentes y sus grupos de trabajo del proceso DDD conllevan a la institución a funcionar como una organización tradicional, afianzada en mecanismos de control, bajo un enfoque incompleto de aprendizaje de primer ciclo, adaptativo o de aprendizaje 0. Los gerentes y los grupos de trabajadores que se identifican en el sistema, trabajan con base en la experiencia personal, sin poner en práctica el potencial creativo que poseen.
Se destaca que estas barreras no están aisladas en el proceso DDD, sino que forman parte de la cultura de la institución. En los supersistemas también se identifican otras barreras distintas a las determinadas en esta investigación.
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