Factores que bloquean la aplicación de las disciplinas de las organizaciones inteligentes en el Núcleo del Litoral de la Universidad Simón Bolívar (Venezuela)

Factors that block the application of disciplines of the intelligent organizations in the Nucleus of the Coast of the University Simón Bolívar (Venezuela)

Orlando Viloria y Walter Blanco

Descripción de la situación actual bajo una perspectiva sistémica

El sistema DDD es un factor crítico de éxito para el NUL-USB. Conceptualmente, es un conjunto de objetos que interactúan entre sí para el logro de un objetivo (Johansen , 1991), en este caso, el de estimar la oferta académica y procesar la inscripciones así como distribuir los estudiantes por sección en las asignaturas, los objetos son las tres unidades organizacionales mencionadas.

Seguidamente se pasa a analizar el proceso DDD en dos fases, según el nivel de entropía que éste alcanza, se tiene:

Fase 1: Estimación de la Oferta Académica en el Sistema DDD.

El proceso de estimación de la Oferta Académica (OA), considerado neurálgico para la institución por Blanco y Viloria (1999b), trata de predecir adecuadamente las necesidades de cupos de las unidades curriculares que cursarán los alumnos en el siguiente período académico, de manera que quede satisfecha la demanda estudiantil con el uso racional de los recursos disponibles, tanto humanos (profesores) como de laboratorios y aulas entre otros. En síntesis, la OA es información estructurada, producto del sistema DDD.

En esta fase el sistema está activo y con una aparente estabilidad, con una entropía relativamente baja y con un caos oculto en el contexto organizacional, por las barreras de aprendizaje y defensivas existentes que obstaculizan el desarrollo de las disciplinas de Senge (1991), tal como lo señalan Viloria y Blanco (2004).

Aunque los trabajadores del conocimiento que laboran en las distintas unidades organizacionales que conforman el Sistema DDD trabajan en el proceso de elaboración de la oferta académica, no poseen una visión compartida ajustada conceptualmente a las disciplinas de Senge (1991), en donde todos los miembros de las unidades involucradas contribuyen a su creación con su visión parcial. Sin embargo, una visión como la de crear una oferta académica lo más cercana a la realidad y con un mínimo error posible, no existe en el sistema. La única unidad organizacional que se esmera en cumplir con ésta es el DET, y es compartida por los trabajadores del conocimiento que gerencian las distintas coordinaciones que conforman el decanato, pero no es compartida por los otros departamentos que conforman el sistema DDD. La entropía va en aumento a medida que culmina el proceso de estimación de la oferta académica y se dispara en el proceso de inscripción en línea que realiza el DACE. El gráfico 1 presenta un resumen de lo descrito en esta fase 1, el sistema DDD y los factores del contexto organizacional que lo afectan.

Fase 2: El Caos en el Sistema DDD

Cuando los estudiantes realizan la inscripción en línea de las unidades curriculares que cursarán en el próximo período académico en el DACE, aumenta el nivel de entropía y el caos en el sistema DDD, y por recursividad de sistemas en las unidades organizacionales que lo integran, al igual que en los suprasistemas. (Viloria y Blanco, 2000; Viloria y Blanco, 2004). Las barreras que impiden la transición del sistema DDD a un sistema basado en la gestión del conocimiento actúan como lazos retroalimentadores positivos del caos, impiden el desarrollo de las 5 disciplinas de Senge. Al respecto, Senge et al. (2004) señalan: “a medida que practicamos las disciplinas del dominio personal y la visión compartida, cobramos mayor conciencia de la presencia o ausencia del espíritu de una empresa”. En otras palabras, se actúa partiendo de una visión en lugar de reaccionar pasivamente ante los acontecimientos acota Senge, el sistema DDD es un ejemplo adecuado para ilustrar los señalado por este experto.

El sistema de información computarizado usado en el proceso de inscripción actúa como un punto de bifurcación que amplifica el caos, es un lazo retroalimentador positivo, pues la oferta académica está integrada a él, y se aleja de la realidad, no satisface los requerimientos de los usuarios (los estudiantes). Las relaciones sistémicas se mantienen mientras se ejecutan lazos retroalimentadores negativos por parte de la gerencia de las distintas unidades organizacionales para reducir la entropía del sistema. El gráfico 2 resume las características de esta fase; la mariposa que aparece en diferentes sitios representa los efectos que tiene el caos sobre el sistema, “el caos se manifiesta a través del efecto mariposa” (Briggs y Peat 1999).

Por todo lo antes expuesto, en el Sistema DDD y en el proceso de estimación de la OA, los gerentes no detectan errores con anticipación, sino que los corrigen después de ocurridos, tampoco difunden el conocimiento acerca del problema cuando se conocen algunas de las causas que desajustan al sistema, y no establecen cursos de acción para prevenirlos y reducir en lo posible el caos. Las organizaciones aprenden a través de sus individuos, que difunden y comparten el conocimiento y actúan como agentes proactivos, en el caso de los gerentes del sistema DDD actúan únicamente como agentes reactivos. Esta característica permite ubicar a los actores del proceso DDD en el nivel de aprendizaje organizacional de bucle simple, ya que no se observan comportamientos proactivos de la gerencia y las iniciativas de los trabajadores del conocimiento muchas veces son sutilmente silenciadas o descalificadas.

Leyenda: DA: Departamentos Académicos; DET: Decanato de Estudios Tecnológicos; DACE: Departamento de Admisión y Control de Estudios; DCTAI: División de Ciencias y Tecnologías Administrativas e Industriales; SPD: Sistema de Procesamiento de Datos en Línea.