ISSN 0798 1015

Vol. 41 (Nº 09) Año 2020. Pág. 20

Diagnóstico del estado de la gestión documental en la Universidad Técnica de Manabí, Ecuador

Diagnosis of the status of document management at the Universidad Técnica de Manabí, Ecuador

GARCIA, Luis A. 1 y MENA, Mayra M. 2

Recibido: 20/11/2019 • Aprobado: 20/02/2020 • Publicado: 19/03/2020

Contenido

1. Introducción

2. Metodología

3. Resultados

4. Conclusiones

Referencias bibliográficas

1. Introducción

El análisis del estado situacional de la Gestión Documental de cualquier organización hoy está indisolublemente ligado a la identificación de los riesgos a los que estas se enfrentan como consecuencia de la gestión de la información que proporciona evidencias de sus actividades de negocios. Es decir, diagnosticar el estado de la Gestión Documental de cualquier organización conduce a establecer su grado de madurez en relación con su capacidad para tomar decisiones, rendir cuentas y ser transparente con información de calidad (veraz, confiable, auténtica, íntegra, accesible).

Según Mena y Del Castillo (2018) la crisis de la capacidad de rendición de cuentas transparente y responsable de las organizaciones ocurrida desde los años 90, como consecuencia del uso indiscriminado de aplicaciones informáticas sin funcionalidades de gestión de información como evidencia de actos y transacciones organizacionales, condujo a la asunción de la Gestión Documental como un proceso de Gestión de Riesgos que trata tanto con los riesgos de negocios asociados a los documentos y su gestión, como aquellos relacionados con la propia gestión documental y los documentos como fuentes para la identificación de riesgos de negocios (Fraser y Henry;2007)

La centralidad de la Gestión Documental en el enfrentamiento al fraude y la corrupción por manipulación de la información que proporciona evidencia de actos y transacciones, así como su papel en la creación de capacidades organizacionales para la rendición de cuentas transparente y responsable, centró la atención de la literatura internacional en la necesidad de evaluar el desarrollo de los procesos de gestión de los documentos en las organizaciones.

Las metodologías para la identificación del estado de la gestión documental en las organizaciones no son abundantes, pues este es un tema que ha comenzado a tratarse recientemente y fundamentalmente a partir de la publicación de la familia de las normas ISO 30300 en 2011 y de la cual la relacionada con la certificación de procesos de gestión documental aún no ha visto la luz. 

Sin embargo, Puerta (2016) identificó varias iniciativas desarrolladas por las administraciones públicas, en particular universidades, a las que aplicó un riguroso análisis basado en las variables de evaluación3 propuestas por McLeod, et al (2009) en A Critical Assessment of Records Management Capacity and Compliance Toolkits. Ello le permitió identificar tres iniciativas rigurosas consideradas como las mejores prácticas para evaluar el estado de la gestión documental en diversos contextos organizacionales.  Estas son:

• Principios de Gestión Documental Generalmente Aceptados, de ARMA International (2009);
• Check-Up 2.0 del Archivo Nacional de Australia (2014); y,
• Metodología para la Identificación del Estado de la Gestión Documental. Modelo de Gestión de Documentos y Administración de Archivos (MGDAA), de la Red de Transparencia y Acceso a la Información (2014).

Ahora bien, para los propósitos del presente artículo se decidió utilizar la metodología de diagnóstico propuesta por el Modelo de Gestión de Documentos y Administración de Archivos (MGDAA), elaborado por la Red de Transparencia y Acceso a la Información de América Latina (RTAIAL), en 2014, por las razones que se ofrecen a continuación.  Para su elaboración RTAIAL, conformada por 10 países latinoamericanos, tuvo en cuenta los principios de la Alianza para el Gobierno Abierto que enfatizan en la necesidad de aumentar la disponibilidad pública de información sobre los gobiernos, apoyar la participación ciudadana, así como el uso de las tecnologías para facilitar la transparencia y la rendición de cuentas. (Open Government Declaration https://www.opengovpartnership.org/declaraci-n-de-gobierno-abierto. Recuperado el 040519).

En consecuencia, el MGDAA propuesto por la RTAIAL se estructura coherentemente en el reconocimiento de que la Gestión Documental es uno de los soportes básicos para garantizar la rendición de cuentas y la trasparencia en las administraciones, y que desempeña un rol esencial en la implementación de las leyes de transparencia y acceso a la información pública. Asimismo, declara que la “finalidad principal de todos los documentos que componen el MGDAA (…) es convertirse en soporte y apoyo para la gestión documental de las distintas organizaciones y países miembros de la Red, así como garantizar la accesibilidad a los documentos (…) mediante servicios que contribuyan a la implementación de las leyes de transparencia y acceso a la información pública.”

Otro de los aspectos que sin lugar a dudas nos animó a optar por la metodología de diagnóstico del MGDAA es su probada utilidad en escenarios de Gestión Documental de América Latina, en particular en el Ecuador, donde fue aplicada para la evaluación de la Gestión Documental en el Archivo Nacional y la Defensoría del Pueblo. Ahora bien, y quizás el elemento más significativo que sustenta la elección de la metodología de evaluación del MGDAA, es que este incluye un cuestionario de autoevaluación del estado de la Gestión Documental, que se alinea con cada una de las guías de implementación y las directrices del modelo, ya apuntadas. De tal forma el modelo identifica ocho variables a medir:

1. Política de gestión documental;
2. Gobierno abierto y transparencia;
3. Administración electrónica;
4. Valoración;
5. Control intelectual y representación;
6. Control de acceso;
7. Control físico y conservación; y,
8. Servicios.

Sin embargo, para los propósitos del artículo las variables del 4 al 8 fueron consideras subvariables que se integraron a una mayor denominada Procesos de Gestión Documental, pues cada una de ellas individualmente responde a dicho componente. En consecuencia las variables que se analizaron fueron 4 y responden a las siguientes denominaciones:

1. Política de gestión documental;
2. Gobierno abierto y transparencia;
3. Administración electrónica; y,
4. Procesos de Gestión Documental.

El cuestionario de autoevaluación que propone el MGDAA está dividido en tres niveles: Nivel inicial, intermedio y avanzado; los que a su vez se dividen en secciones, representando las guías de implementación desarrolladas en el Modelo. Cada una de ellas contiene una tabla de preguntas ordenadas como sigue:

1. La denominación de la línea de actuación y los compromisos identificados en las guías de implementación;
2. Un listado de elementos a considerar, procesos, actuaciones o resultados esperados; y,
3. Un espacio para que se indique si cada elemento a considerar está siendo desplegado en cada organización.

Teniendo en cuenta que en la Universidad Técnica de Manabí no existen, en la actualidad, normativas sobre Gestión Documental que regulen sus procesos y controles y que por lo tanto era de esperar un bajo desarrollo de los mismos, se consideró oportuno aplicar el cuestionario de autoevaluación sólo en el nivel inicial.  Asimismo, se determinó utilizar para la evaluación de cada ítem, de acuerdo a la variable respectiva, una escala valorativa de tipo cualitativa y ordinal de cinco tramos tipo Likert.

La escala mencionada presenta más objetividad y menos complejidad en su elaboración, además, plantea elevados índices de validez y fiabilidad en la implementación de un número de ítems necesarios para el diseño instrumental y adaptables a las necesidades de la investigación en torno a sus variables.

Fox (1981) y Colás y Buendía (1992), resaltan la bondad de este tipo de escala instrumentada que se caracteriza -en parte- porque no hay manipulación de variables, no se intenta establecer relaciones causa-efecto, sino tan solo describirlas y observarlas, y hace hincapié en diferencias individuales, de modo que observa cómo los sujetos de la muestra difieren en un determinado criterio, coincidiendo con la intención de la presente investigación.

Para el diagnóstico, utilizamos el muestreo discrecional no probabilístico, lo que nos permitió elegir intencionalmente una muestra representativa por cada variable estudiada, de manera que pudiéramos obtener resultados mucho más precisos que identifican el verdadero estado de la Gestión Documental en la Universidad Técnica de Manabí. Los cuestionarios fueron aplicados a 9 Directivos de Alta Dirección, 20 Directivos de Nivel Operativo, 6 funcionarios de la Unidad de Tecnologías y 8 funcionarios de Biblioteca General.

Para la representación y graficación de los resultados obtenidos, se reconocieron los valores de mayor significación en cada escala, según la variable estudiada, además se establecieron los grados de: Conocimiento, Implementación y Funcionamiento Total, como elementos referenciales para identificar su tendencia.     

3.1. Variable: Política de Gestión

El análisis de la variable Política de Gestión Documental se realizó mediante la aplicación del cuestionario de autoevaluación a 9 directivos de las Unidades de Alta Dirección de la Universidad Técnica de Manabí, espacios donde se definen y disponen las propuestas y la aplicación de las diversas políticas institucionales. El instrumento constó de 48 ítems y fue estructurado con una escala valorativa ascendente, cualitativa y ordinal de cinco tramos tipo Likert.

Para cualificar el comportamiento de cada escala, se definieron dos fracciones y cuatro intervalos de participantes, lo que nos permitió establecer 6 niveles de significación que permiten identificar el estado y la tendencia de la variable estudiada, representados de la siguiente manera:

• 0 participantes                     (Muy Bajo);
• 1-2 participantes                  (Bajo);
• 3-4 participantes                  (Medianamente Bajo);
• 5-6 participantes                  (Medianamente Alto);
• 7-8 participantes                  (Alto); y,
• 9 participantes                     (Muy Alto).

Una vez aplicado el cuestionario respectivo, se reconocieron los intervalos y/o fracciones con mayor representación porcentual por escala y que determinan el nivel de significación en cada una de ellas, detallados en la Tabla 1 y Gráfico 1; además las tendencias que se manifiestan sobre los aspectos de conocimiento, implementación y funcionamiento total, con relación a la variable Política de Gestión Documental, plasmadas en el Gráfico 2. 

Tabla 1
Resultados obtenidos variable:
Política de Gestión Documental

Fuente: Autores

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Gráfico 1

Fuente Autores

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Gráfico 2

Fuente: Autores

3.2. Variable: Gobierno Abierto y Transparencia

El análisis de la variable Gobierno Abierto y Transparencia se realizó mediante la aplicación del cuestionario de autoevaluación a 20 directivos de Nivel Operativo de la UTM, espacios en donde se desarrollan un alto número de procesos que tributan a la información que forma parte del documento final para rendición de cuentas y acceso público.

El instrumento constó de 15 ítems y se estructuró en una escala valorativa ascendente, cualitativa y ordinal de cinco tramos tipo Likert. Para cualificar el comportamiento de cada escala, se definieron 5 intervalos de participantes, estableciendo niveles de significación que permiten identificar el estado y la tendencia de la variable estudiada, representados de la siguiente manera:

0-4 participantes (Muy Bajo);

5-8 participantes (Bajo);

9-12 participantes (Medio);

13-16 participantes (Alto); y,

17-20 participantes (Muy Alto).

Una vez aplicado el cuestionario respectivo, se reconocieron los intervalos de mayor representación porcentual por escala y que determinan el nivel de significación en cada una de ellas, lo que se detalla en la Tabla 2 y Gráfico 3; además las tendencias que se manifiestan sobre los aspectos de conocimiento, implementación y funcionamiento total, con relación a la variable Gobierno Abierto y Transparencia, plasmadas en el Gráfico 4.

Tabla 2
Resultados obtenidos variable:
Gobierno Abierto y Transparencia

Fuente: Autores

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Gráfico 3

Fuente: Autores

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Gráfico 4

Fuente: Autores

3.3. Variable: Administración Electrónica

El análisis de la variable Administración Electrónica se realizó mediante la aplicación del cuestionario de autoevaluación a seis funcionarios de la Dirección de Servicios Informáticos, de la Universidad Técnica de Manabí, responsables de la administración de plataformas que contienen información electrónica.

El cuestionario constó de 50 Ítems y se estructuró con una escala valorativa ascendente, cualitativa y ordinal de cinco tramos tipo Likert.  Con la intención de cualificar el comportamiento de cada escala, se definieron tres fracciones y dos intervalos de participantes, lo que nos permitió establecer 5 niveles de significación para identificar el estado y tendencia de la variable estudiada:

0 participantes (Muy Bajo);

1-2 participantes (Bajo);

3 participantes (Medio);

4-5 participantes (Alto); y,

6 participantes (Muy Alto).

Una vez aplicado el cuestionario respectivo, se reconocieron los intervalos y/o fracciones de mayor representación porcentual por escala y que determinan el nivel de significación en cada una de ellas, lo que se pormenoriza en la Tabla 3 y Gráfico 5; además las tendencias que se manifiestan sobre los aspectos de conocimiento, implementación y funcionamiento total con relación a la variable Administración Electrónica se plasman en el Gráfico 6.

Tabla 3
Resultados obtenidos variable:
Administración Electrónica

Fuente: Autores

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Gráfico 5

Fuente: Autores

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Gráfico 6

Fuente: Autores

3.4. Variable: Procesos de Gestión Documental

Para identificar el estado de la variable Procesos de Gestión Documental, en primera instancia se ha desarrollado el análisis de las subvariables: Valoración, Control Intelectual y Control de Acceso, mediante la aplicación del cuestionario de autoevaluación a 20 funcionarios del Nivel Operativo de la UTM, espacios donde se ejecutan procesos de la gestión de documentos a nivel institucional. El instrumento de investigación se estructuró con una escala valorativa ascendente, cualitativa y ordinal de cinco tramos tipo Likert.

Con la intención de cualificar el comportamiento de cada escala, se definieron 5 intervalos de participantes, estableciendo niveles de significación para conocer la realidad de las subvariables consideradas, representados de la siguiente manera:

0-4 participantes      (Muy Bajo);

5-8 participantes      (Bajo);

9-12 participantes   (Medio);

13-16 participantes (Alto); y,

17-20 participantes (Muy Alto).  

3.4.1. Subvariable: Valoración

El cuestionario para identificar el estado de la subvariable Valoración, constó de 59 ítems. Una vez aplicado el instrumento, se reconocieron los intervalos de mayor representación porcentual por escala determinando el nivel de significación en cada una de ellas, lo que precisa la Tabla 4 y Gráfico 7.

Tabla 4
Resultados obtenidos
subvariable: Valoración

Fuente: Autores

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Gráfico 7

Fuente: Autores

3.4.2. Subvariable: Valoración

El cuestionario para identificar la Subvariable Control Intelectual constó de 22 ítems. Una vez aplicado el instrumento respectivo, se reconocieron los intervalos de mayor representación porcentual por escala y que determinan el nivel de significación en cada una de ellas, descritos en la Tabla 5 y Gráfico 8.

Tabla 5
Resultados obtenidos
subvariable: Control Intelectual

Fuente: Autores

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Gráfico 8

Fuente: Autores

3.4.3. Subvariable: Control de Acceso

El cuestionario para identificar la subvariable Control Intelectual constó de 20 ítems. Una vez aplicado el instrumento respectivo, se reconocieron los intervalos de mayor representación porcentual por escala y que determinan el nivel de significación en cada una de ellas, referidos en la Tabla 6 y Gráfico 9.

Tabla 6
Resultados obtenidos
subvariable: Control de Acceso

 Fuente: Autores

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Gráfico 9

Fuente: Autores

Por otra parte, para cumplir con la parte complementaria para la identificación integral del estado de la variable Procesos de Gestión Documental, se ha desarrollado el análisis de las subvariables: Control Físico y Conservación y Servicios, mediante la aplicación de cuestionarios de autoevaluación a 8 funcionarios de la Biblioteca Central, de la Universidad Técnica de Manabí, considerando sus competencias, manejo de normas y estándares con relación a la gestión documental en ese contexto.

Con la intención de cualificar el comportamiento de cada escala, se definieron 3 fracciones y 2 intervalos, estableciendo 5 niveles de significación para conocer la realidad de las subvariables consideradas, representados de la siguiente manera:

• 0 participantes (Muy Bajo);
• 1-3 participantes (Bajo);
• 4 participantes (Medio);
• 5-7 participantes (Alto); y,
• 8 participantes (Muy Alto).

3.4.4. Subvariable: Control Físico y Conservación

El cuestionario para identificar la Subvariable constó de 22 ítems. Una vez aplicado el cuestionario respectivo, se reconocieron los intervalos y/o fracciones de mayor representación porcentual por escala y que determinan el nivel de significación en cada una de ellas, lo que se detalla en la Tabla 7 y Gráfico 10.

Tabla 7
Resultados obtenidos
subvariable: Control Físico y Conservación

Fuente: Autores

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Gráfico 10

Fuente: Autores

3.4.5. Subvariable: Servicios

El cuestionario para identificar la Subvariable Servicios constó de 55 ítems. Una vez aplicado el instrumento respectivo, se reconocieron los intervalos y/o fracciones de mayor representación porcentual por escala y que determinan el nivel de significación en cada una de ellas, lo que se detalla en la Tabla 8 y Gráfico 11.

Tabla 8
Resultados obtenidos
subvariable: Servicios

Fuente: Autores

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Gráfico 11

Fuente: Autores

Una vez graficados los resultados obtenidos en la aplicación de los instrumentos de investigación, se estructuró una tabla comparativa (Ver tabla 9) con las valoraciones cualitativas de mayor significación en los aspectos Conocimiento, Implementación y Funcionamiento total sobre las subvariables arriba identificadas, permitiendo conocer el comportamiento de cada una de ellas.

Tabla 9
Estado de la variable:
Procesos de Gestión Documental

Tal y como lo demuestran los grados cualitativos en la Tabla 9, se asevera entonces que los aspectos Conocimiento, Implementación y Funcionamiento Total presentan mayormente una tendencia de nivel Muy Bajo en relación a las subvariables identificadas, lo que diagnostica a la variable Procesos de Gestión Documental con un estado actual deficiente.

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1. Magister en Periodismo. Vicerrectorado Académico. Universidad Técnica de Manabí. E-mail: lgarcia@utm.edu.ec

2. Doctora en Ciencias de la Información. Departamento de Ciencias de la Información. Universidad de La Habana. E-mail: mmugica@fcom.uh.cu

3. Las variables utilizadas fueron: Procedencia, Audiencia, Cobertura, Contenidos, Procesos/ Formato, Recursos, Accesibilidad y compatibilidad, Usabilidad, Enfoque de evaluación