HOME | ÍNDICE POR TÍTULO | NORMAS PUBLICACIÓN Espacios. Vol. 37 (Nº 13) Año 2016. Pág. 1
Monique Gomes de ARAÚJO 1; Jamerson Viegas QUEIROZ 2; João Cardim Ferreira LIMA 3; Guilherme de Medeiros FERNANDES 4; Fernanda Cristina Barbosa Pereira QUEIROZ 5; Marciano FURUKAVA 6
Recibido: 13/01/16 • Aprobado: 15/02/2016
4. A empresa objeto do estudo de caso
RESUMO: O artigo tem o objetivo de apresentar um plano estratégico de melhorias e um modelo de acompanhamento e controle do estoque, fator crítico para a empresa. A curva ABC serviu para instrumentalizar o planejamento estratégico através do gerenciamento de estoques. Realizou-se pesquisa exploratória e estudo de caso de uma empresa brasileira de distribuição de produtos hospitalares. O método de pesquisa caracterizou-se pela análise do mercado, coleta de informações internas e pesquisa bibliográfica. Os resultados do trabalho mostram que a proposta permite o gerenciamento permanente dos níveis de estoques necessários para abastecer todos os pontos de vendas durante o ano inteiro. |
ABSTRACT: This article aims to present a strategic plan for improvement and a model of monitoring and inventory control, a critical factor to the company which used to cause the loss of sales and customer dissatisfaction. From the use of the ABC curve, it was possible to equip strategic planning through inventory management. To this end, an exploratory research was done, study of case of a distribution company active in hospital products in Brazil. The methodology was characterized by the market analysis, collecting internal information and literature. The results show that the proposal allows the management and the continuous and permanent check of inventory levels needed to fuel all sales points throughout the entire year. |
O mundo tem passado por rápidas mudanças nos cenários econômico, político e social. Dessa forma, o mercado tem se tornado mais competitivo e exigente. O ambiente complexo que se forma segundo passa a requerer uma forma diferenciada de se pensar a competição. Mesmo as grandes corporações se tornam pequenas frente ao desafio de continuar crescendo, ou, até mesmo de sobreviver sob essas mutantes condições dos mercados. A velha lógica competitiva não é mais a única regra, visto que novas formas de pensar e agir corporativamente se mostram como desafios estratégicos para as empresas (BEGNIS, PEDROZO, ESTIVALETE, 2010; SOARES e VIEIRA, 2010).
É nesse contexto que surge a necessidade de realizar um planejamento estratégico, ou seja, algo que a coordene e dê uma direção às empresas. Para isso, deve-se definir onde se pretende chegar, o que deseja alcançar. É imprescindível o conhecimento da situação real pela qual a empresa encontra-se e, com base nessas informações, tentar traçar planos de ação em cima de pontos problemáticos e que apresentavam certa deficiência.
Planos estratégicos são guias, não dogmas e devem ser flexíveis, passíveis de re-planejamento. Deve realizar a relação entre os recursos, processos e resultados, fornecendo elementos essenciais à identificação, registro e análise das mudanças provocadas nas vidas das pessoas. É um processo contínuo e sistemático de pensamento sobre o futuro.
Este artigo descreverá sobre os principais resultados obtidos de um estudo de caso de uma empresa de distribuição de produtos hospitalares atuante na região de Natal (RN). O objetivo geral do trabalho foi traçar um planejamento estratégico e aplicar um modelo de gerenciamento de estoque a fim de melhorar o seu posicionamento no mercado, associado a este, o trabalho apresenta os seguintes objetivos específicos:
O planejamento estratégico está embasado na análise dos ambientes interno e externo da empresa. Através disso, formulou-se a missão, visão, objetivos e valores a fim de dar um direcionamento à empresa e a seus funcionários. Essas informações foram fundamentais para a construção de estratégias, cujos focos estavam voltados para a resolução de problemas críticos que foram detectados: gestão da informação e gestão de estoques. Este artigo focará na estratégia de operação referente aos estoques, o qual se baseia em um modelo de gerenciamento através da curva ABC, lotes de compra e estoque de segurança.
O presente artigo está organizado da seguinte forma. Além desta seção de caráter introdutório, a seção 2 trata da fundamentação teórica; a seção 3, considerações a respeito dos aspectos metodológicos; a seção 4 relata as características da empresa do estudo de caso, assim como, a análise estratégica e a descrição da gestão de estoque com a aplicação da curva ABC; a seção 5 relata sobre os principais resultados obtidos; e finalmente a seção 6, considerações finais, tece reflexões e faz recomendações para futuras pesquisas.
Na visão de Shapiro (2001), uma estratégia está baseada na compreensão do contexto global sobre o qual a empresa está inserida, nos seus pontos fortes e fracos, assim como, no problema que se espera resolver. E continua dizendo que o planejamento estratégico é de suma importância para as organizações, pois ele funciona como o seu coração. Sem uma estratégia, é impossível identificar onde a empresa vai chegar. Picchiai (2010) complementa dizendo que a estratégia não é um processo gerencial isolado, é uma das etapas de um processo contínuo lógico que movimenta toda a organização. Segue representada na Figura 1.
Figura 1. Definição da Estratégia
Fonte: UFSM (1999)
De maneira geral, a formulação de uma estratégia está ligada a diversos fatores. A Figura 1 aponta um caminho para construção de um planejamento estratégico através de uma análise do ambiente externo e interno da empresa para a construção da missão e visão da empresa, que consistem na sua razação de existência e a posição que a empresa deseja atingir respectivamente. Em seguida o modelo indica a identificação de objetivos e em seguida o planejamento estratégico que definirá o caminho que será percorrido para atingir os objetivos.
Apesar dos vários entendimentos sobre planejamento, pode-se considerar que, em essência, cada um deles trata de prever e desenvolver ações em em direção a um futuro desejável diferente do atual. (FEGER et al. 2010). O planejamento é uma forma de reduzir riscos futuros e avaliar possíveis impactos que certas decisões teriam na organização.O surgimento do planejamento não é recente. Antigamente as empresas já viam no planejamento estratégico uma forma de ganhar vantagem competitiva.
Outras definições apontam o planejamento como um processo cíclico e flexível realizado através de avaliações, revisões periódicas e reformulações. Ele será um direcionador à empresa (TAVARES, 2000). O planejamento estratégico é o primeiro passo para a implementação de estratégias (MINTZBERG, 2001). Cavalcanti (2003) planos não bastam é essencial ter-se um planejamento estratégico. É necessário ter sensibilidade intensa para perceber o que vai deve ser feito para que seus planos sejam atingidos.
O planejamento estratégico é uma técnica que pode direcionar os negócios das empresas, auxiliando os proprietários e gestores a entender o seu ambiente, fortalecendo pontos fortes e diminuindo riscos, possibilitando que essas empresas tomem decisões mais assertivas e estejam mais preparadas para o futuro (KRAKAUER et al. 2012)
Clark (2001 apud SOLON, 2014), definem o ciclo como estratégia de controle e melhoria de processos a ser desenvolvido junto à equipe de trabalho de uma organização. O PDCA é um método de melhorias para o gerenciamento de processos e/ou sistemas e tem sido considerado, como sendo "um caminho para se atingir uma meta". É consenso de que o PDCA tem por princípio tornar mais claros e ágeis os processos envolvidos na execução da gestão da qualidade.
O PDCA foi originalmente desenvolvido, na década de 30, pelo estatístico americano Walter A. Shewhart e popularizado, na década de 50, pelo especialista em qualidade W. Edwards Deming. Nos últimos 70 anos, após a publicação da proposta de Shewhart, tem contribuído no processo de estruturação do pensamento, ordenação de esforços e planejamento de projetos ou mudanças (CLARK, 2001; SOLON, 2014)
Solon (2014) apresenta os aspectos descritivos de cada uma das etapas: a primeira etapa de planejamento consiste na definição os objetivos e metas a serem alcançadas, bem como na identificação da metodologia adotada para o trabalho, a segunda etapa, desenvolvimento (ou execução), inclui a apropriação da temática pelo grupo de trabalho, bem como treinamento e calibração entre os membros. Nesta fase são executadas as ações e serviços relacionados com o objeto de trabalho e coletados os dados para futura análise.
A terceira etapa, checagem, tem como objetivo confrontar os dados coletados na fase anterior e verificar a sua coerência com as metas inicialmente proposta e por fim, a última etapa, ação (ou decisão), consiste em identificar que ações devem ser adotadas para a correção dos pontos falhos, melhoria e aperfeiçoamento dos nós críticos, prevenção e melhoria de qualidade. As quatro etapas do processo de gerenciamento estabelecidas neste método obedecem um passo a passo a ser seguido e abrangem um processo cíclico de evolução, com retroalimentação entre as quatro primeiras etapas (SOLON, 2014), conforme a Figura 2.
Figura 2 – Ciclo PDCA
Fonte: Elaboração própria
Gusmão (2004 apud VICENZI e SILVA, 2014), afirmam que tempo de reposição consiste em um espaço de tempo entre a solicitação de compra ou fabricação de um produto até a chegada ao estoque. Neste período, consideram-se todos os processos envolvidos até o produto ser aprovado para o uso, como a emissão da solicitação de compra, orçamentos, inspeção de recebimento, entrada no almoxarifado e liberação para ser utilizado.
Ching (2010 apud VICENZI e SILVA, 2014) acrescentam que este método é conhecido também como ponto de pedido ou estoque mínimo, uma vez que sua finalidade está ligada ao processo de ressuprimento, para não ocorrer falta de produtos no estoque. Funciona de maneira em que, quando há uma considerável redução no nível de estoque, um pedido de compra é disparado para reabastecimento.
Gusmão (2004 apud VICENZI e SILVA, 2014), o estoque de segurança é outro método de gerenciar os estoques e tem como objetivo garantir a normalidade dos processos diante de imprevistos, considerado como a falta de pessoal, quebra de máquina, perdas da qualidade e até mesmo problemas internos da empresa.
Lote econômico de compra é o valor que tenta encontrar o melhor equilíbrio entre as vantagens e desvantagens de manter estoque. A gestão de compras e vendas de produtos acabados baseada em métodos de previsão de demanda proporciona a diminuição do lote econômico de compra e estoques de segurança correlacionados a demanda real, evitando assim estoques excessivos e perdas por obsolescência, que acarretam em perda de dinheiro e custos totais elevados (dos REIS et al. 2015).
O sistema de análise ABC é uma das formas mais eficazes de analisar o consumo de uma cadeia produtiva e buscar o equilíbrio entre necessidade e disponibilidade de recurso e, através desse processo, o administrador poderá visualizar qual item do estoque representa o maior consumo da cadeia, e qual o item do estoque que necessita de maior recurso para se manter. Servindo como suporte para o planejameto de suprimento dos estoques focando os itens que dentro de um todo são necessários para o funcionamento contínuo das atividades da empresa (SIMÕES e RIBEIRO, 2008).
Para Carvalho (2009), a curva ABC permite examinar os estoques, verificar, em certo espaço de tempo, o consumo em relação ao valor monetário ou quantidade dos itens presentes no estoque. A conseqüência da utilidade desta técnica é a otimização da aplicação dos recursos financeiros ou materiais, evitando desperdícios ou aquisições indevidas e favorecendo o aumento da lucratividade, sendo um passo muito útil no projeto de um programa de ação para melhorar o desempenho dos estoques, reduzindo tanto o capital investido em estoques como os custos operacionais (LAURIA, 2007; SCHVIRCK, 2010).
Lett e Gomes (2014 apud JONES et al. 2015), colocam que a utilização da curva ABC pode contribuir com o processo de tomada de decisão da empresa, reduzindo a quantidade de produtos que não giram no mercado, como o excesso de outros em estoque. De acordo com Dias (2011 apud de MORAIS e de SOUZA 2015), após a identificação da importância relativa dos materiais, as classes da curva ABC podem ser definidas em:
Um problema importante é a determinação do nível de estoque mais econômico possível para a empresa. Os custos de estoques são influenciados por diversos fatores, tais como volume, disponibilidade, movimentação, mão-de-obra e o próprio recurso financeiro, e, dependendo da situação, cada variável tem pesos que podem ter diversas magnitudes em razão da situação específica. Uma das técnicas utilizadas é o enfoque da dimensão do lote econômico para manutenção de níveis de estoques satisfatórios denominados "Sistemas Máximo-Mínimo" (de PAIVA et al. 2008).
de PAIVA et al. 2008, afirmam que para que se possa trabalhar e administrar adequadamente por meio do "Sistema Máximo-Mínimo", é necessário calcular o tempo de reposição, o ponto de pedido, o lote de compra e o estoque de segurança. No que diz respeito ao tempo de reposição (TR), quando se emite um pedido de compra, decorre um espaço de tempo que vai desde o momento de sua solicitação no almoxarifado, colocação do pedido de compra e passando pelo processo de fabricação em nosso fornecedor até o momento em que o recebemos e o lote estiver liberado para a produção em nossa fabrica. Portanto, o TR é composto de três elementos:
Os autores de PAIVA et al. 2008, definem o ponto de pedido (PP), como a quantidade de peças que tem em estoque e que garante o processo produtivo para que não sofra problemas de continuidade, enquanto aguarda-se a chegada do lote de compra, durante o tempo de reposição. Isso quer dizer que quando um determinado item de estoque atinge seu ponto de pedido deve-se fazer o suprimento de seu estoque, colocando-se um pedido de compra. Para calcular o ponto de pedido utiliza-se a fórmula abaixo:
PP =( C x TR) + ES
PP = Ponto de pedido
C = Consumo
TR = Tempo de reposição
ES = Estoque de segurança
A metodologia é o conjunto de métodos e etapas estabelecidos para se atingir um objetivo específico. No que concerne à pesquisa desenvolvida, ela pode ser classificada como descritiva, visto que, buscou-se observar, registrar e analisar o funcionamento da empresa por meio de visitas. Além disso, realizarou-se análise do banco de dados e conversas com os funcionários e empresário para se obter a maior quantidade possível de informações, proporcionando a construção de um conhecimento sistêmico.
Em relação à abordagem, pode-se classificar como pesquisa quantitativa, pois, traduziu-se as informações e opiniões coletas em números através dos meios supracitados. As etapas metodológicas podem ser resumidas na Figura 3:
Figura 3 – Esquematização dos procedimentos metodológicos utilizados no trabalho
Fonte: Elaboração própria
A fundamentação teórica foi adquirida através de pesquisas em artigos, livro e consulta na internet. Foram coletados dados referentes ao planejamento estratégico, gestão de estoques e ferramentas gerenciais. Em seguida, realizou-se a a formulação da visão, missão e objetivos da empresa, seguida da aplicação do ciclo PDCA e a construção de um plano estratégico de melhorias, identificando as principais ações que devem ser realizadas para atingir os objetivos estratégicos da empresa.
Após a identificação de que o principal problema enfrentado pela empresa estava relacionado à gestão de estoques, aplicou-se a curva ABC para o gerenciamento de estoque seguido de análise dos resultados e considerações finais.
A empresa em estudo trata-se de uma distribuidora de produtos Nestlé para nutrição e suporte hospitalar na região de Natal. Foi fundada e legalizada em novembro de 2007, tendo o início de suas atividades comerciais em janeiro de 2008. No início de suas atividades, a empresa não definiu adequadamente suas estratégias. Começou atuando no mercado de produtos correlatos e bombobiere, porém, passou por grandes dificuldades e hoje se concentra mais no comércio atacadista de dietas hospitalares.
O Público alvo compreende o conjunto de hospitais da rede privada de Natal. De acordo com senso de 2010 do IBGE, Natal possui um total de 423 estabelecimentos de saúde, dentre os quais 335 privados.
De maneira geral, o objetivo dessa estratégia de operação é de propor meios capazes de gerir o estoque na empresa em estudo. Será utilizada a metodologia do sistema FIFO (first in first out). O primeiro passo foi coletar os dados do sistema da empresa e transformá-los em uma planilha para facilitar a visualização e interpretação.
O sistema de banco de dados da empresa possui algumas falhas e por isso existem algumas informações não confiáveis. possível que ao implementar a ferramenta, o problema de estoque não seja resolvido de imediato devido a esse problema Serão necessárias algumas adaptações à medida que ele for sendo utilizado.
Os estoques são materiais mantidos pela empresa com o objetivo, principalmente, de atender uma demanda futura.
Para que fossem escolhidos aqueles produtos que representam um maior valor para a empresa, ou seja, aqueles que contribuem com a maior parte dos gastos de compra, observaram a necessidade de aplicação da curva ABC.
Esse método foi importante, visto que, a empresa em questão possui um mix de produtos muito vasto e tratar de todos eles seria algo muito complexo, podendo até prejudicar o gerenciamento e controle do projeto como um todo. Após a coleta da demanda mensal e do preço de compra de todos os produtos, calculou-se a porcentagem representativa do gasto de compra gerado por cada um diante do gasto total e todos os itens. A distribuição encontrada foi:
Com tais resultados, conclui-se que os produtos classe A e B merecem maior atenção no que concerne ao gerenciamento dos seus níveis de estoque. Contudo, os produtos classe C não justificam o estudo minucioso do controle de estoque, pois os gastos que eles geram para a empresa são pequenos em comparação à classe A e B.
Após a análise estratégica da empresa foi possível ter uma visão global e identificar os principais problemas existentes. O planejamento estratégico foi baseado nessas sugestões de melhorias objetivando desenvolver uma melhor forma de gerenciamento e de otimização dos processos. Um planejamento estratégico bem feito é uma das principais razões para o sucesso da empresa, na fase de planejamento do ciclo PDCA, aplicou-se a construção de um plano estratégico de melhorias, presente na Figura 4.
Figura 4 – Plano de Melhorias Estratégicas Estratégico da empresa
Fonte: Elaboração própria
Como metodologia para aplicação de melhorias estratégicas dentro da empresa realizou-se a aplicação do ciclo PDCA, ilustrado na Figura 5.
Figura 5 – PDCA
Fonte: Elaboração própria
Após a aplicação do ciclo PDCA e a elaboração do plano estratégico de melhorias da empresa, o principal problema encontrado foi em relação à gestão de estoque. Foi constatada a inexistência de análise dos níveis da demanda e ausência de estudos da quantidade ideal de cada item a ser mantida em estoque. Desta forma, os níveis de estoque eram verificados semanalmente e, em seguida, uma colaboradora realizava os pedidos dos produtos em quantidades não planejadas. Tal procedimento ocasionava na falta de produtos ou até mesmo perda de mercadorias pelo vencimento da validade.
No setor em que a empresa está inserida, de produtos hospitalares, caso um cliente procure produto indisponível no estoque, ele comprará do concorrente, pois trata-se de necessidade imediata. Após a construção de uma visão geral da empresa, foram coletadas as informações necessárias para traçar as estratégias para atingir os objetivos. A principal delas foi a referente à gestão de estoque na qual, foi possível simular como teria sido o controle do estoque, caso a empresa tivesse aplicado a metodologia exposta no item anterior. Foram supostas as realizações dos pedidos toda vez que o estoque chegava ao nível correspondente ao ponto de pedido, permanecendo todas as vendas nas suas devidas datas de ocorrência.
A Figura 6 mostra o comportamento de um dos produtos em questão. Nota-se que em vários produtos, o nível de estoque chegou a zero. Contudo, ao comparar os mesmos dados, porém, simulando o controle dos estoques, percebe-se quem em nenhum momento ter-se-ia obtido estoque nulo. Em certos produtos, o estoque atingiu níveis altos devido à grande variabilidade e inconstância da demanda. Porém, a empresa não tem problemas quanto ao espaço, podendo armazenar todos os produtos tranquilamente.
Por meio das simulações, observou-se a grande necessidade que a empresa possui em realizar uma gestão de estoque. Com a utilização de uma ferramenta que auxilie nesse gerenciamento, a empresa terá um maior controle interno e, consequentemente, aumentará suas vendas, irá melhorar o nível de serviço oferecido aos seus clientes, gerando vantagem competitiva.
Figura 6 - Níveis de estoque reais e o cenário simulado
O problema abordado neste artigo foi resolvido na medida em que foi proposto um plano estratégico de melhorias, baseado nas principais oportunidades de melhoria observadas na empresa estudada. Partindo do princípio de que o planejamento estratégico é o coração de uma empresa, o presente trabalho descreveu sobre as etapas realizadas durante a formulação do planejamento, assim como a solução do principal problema encontrado referente ao gerenciamento de estoques.
A metodologia adotada propiciou a utilização de ferramentas adequadas para que se fossem alcançados os objetivos geral e específicos, dentre as diversas ações implantadas, destaca-se a estratégia de gestão de estoques, visto que, essa era a deficiência mais agravante na empresa, responsável, muitas vezes, pela ineficiência das operações e a perda de vendas. Através de estudos e simulações, tentou-se foi proposto um modelo de gestão de estoques cuja fundamentação encontra-se na curva ABC, e no controle dos níveis de estoques baseados no sistema de máximo-mínimo.
Ao final do trabalho, com a formulação do planejamento e da estratégia de produção, espera-se que todo o embassamento teórico seja aplicado na empresa gerando vantagem competitiva. Vale salientar, contudo, que os métodos aqui propostos são necessitam que a sua implantação seja monitorada para que haja controle dos processos, e novas melhorias sejam propostas.
Sugere-se para trabalhos futuros a criação de um software simples, que utilize a metodologia de gestão de estoques descrita, que terá como objetivo facilitar o gerenciamento dos níveis de estoque e armazenar com segurança e exatidão os dados atuais, já que, eles são de extrema importância para várias decisões futuras da empresa. A ferramenta deverá ser um instrumento de fácil manuseio para que não haja problemas e desestímulo por parte dos usuários.
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1. Engenheira de Produção (UFRN)
2. Pós Doutorando (UTFPR), Doutor em Engenharia de Produção (UFSC), Professor do Mestrado de Engenharia de Produção da Universidade Federal do Rio Grande do Norte (UFRN), líder do grupo de pesquisa NAGI – Núcleo Aplicado à Gestão & Inovação
3. Engenheiro de Produção (UFRN) e Mestrando Em Engenharia de Produção (UFRN), Participante Do Grupo De Pesquisa NAGI – Núcleo Aplicado à Gestão & Inovação, Bolsista CAPES. Email: joaocardim_@hotmail.com
4. Engenheiro de Produção (UFRN)
5. Pós Doutorado Em Ciência, Gestão E Tecnologia Da Informação (Ufpr), Doutora Em Engenharia De Produção (Ufsc), Professora Do Mestrado De Engenharia De Produção Da Universidade Federal Do Rio Grande Do Norte (Ufrn),
6.
Doutor em Engenharia de Materiais (UFRN), Mestre em Engenharia Mecânica (UFSC), Engenheiro Mecânico (UNICAMP), Professor da Universidade Federal do Rio Grande do Norte (UFRN), com 35 anos de experiência de ensino nas graduações de Engenharia Civil, Mecânica, Produção, Têxtil e Materiais.