Espacios. Vol. 36 (Nº 17) Año 2015. Pág. 21
Edgar MILLAN 1; Aquiles TORREALBA 2; Mercedes ORTIZ 3
Recibido: 23/05/15 • Aprobado: 28/07/2015
3. Descripción de la Situación Actual
4. Etapa II. Sistema de gestión
RESUMEN El crecimiento súbito de los servicios prestados, la insuficiencia en la dirección de la empresa Inversiones los Chabalos, C.A. en su manejo, así como la necesidad de una estructura organizativa definida y la toma de decisiones sin dirección clara, le han generado complicaciones financieras a esta organización de prestación de servicios de transporte. Esta investigación tiene como objetivo general, Desarrollar un Sistema de Indicadores de Gestión en la Empresa Inversiones Los Chabalos, C.A; y los objetivos específicos, Por lo que se ideó realizar una planificación estratégica utilizando herramientas de prospectiva y construcción de modelos conceptuales, estableciendo Misión, Visión Objetivos y estrategias. Y por medio del Cuadro de Mando Integral la construcción de indicadores de gestión, alineados con los objetivos estratégicos; obtenido como resultado los respectivos planes de acción de la empresa, que permitirían lograr los objetivos planteados, además de establecer un sistema de indicadores que permitan visualizar el cumplimiento de las metas de la empresa; en la investigación se determino el escenario más probables del entorno de la empresa, por medio de la prospectiva, con ayuda de la Matriz DOFA se formularon las respectivas estrategias, además se utilizo la Matriz PEYEA, Matriz IE y la Matriz de la Gran Estrategia y la Matriz de Alineamiento Estratégico, determinando así la orientación de las estrategias a implementar. |
ABSTRACT: The sudden growth of the services provided , the failure of top management of the company of Chabalos Inversiones CA in its operations coupled with the need for a defined organizational structure and decision -making without clear direction , they have generated financial complications to this organization for the provision of transport services ., research general objective, Developing an Indicator System Investment Management Company The Chabalos, CA; and specific objectives, so it was designed to perform strategic planning using foresight tools, establishing Mission, Vision Objectives and strategies. And through the Balanced Scorecard building management indicators, aligned with strategic objectives; obtained as a result the action plans of the company, which would achieve the objectives, and to establish a system of indicators to document compliance with company goals; research the most likely scenario business environment was determined by means of foresight, using the SWOT Matrix respective strategies were formulated in addition PEYEA Matrix, IE Matrix and Matrix was used in the Great Strategy and Strategic Alignment Matrix, thus determining the orientation of the strategies to implement.. |
Inversiones Los Chabalos, C.A., es una empresa que se dedica a prestar servicio de transporte terrestre a Empresas Polar en su División de Alimentos en calidad de Outsoursing, transportando asi productos de consumo masivo desde las distribuidoras a los minoristas.
En la empresa no existe una dirección estratégica definida, lo que produce que la empresa no conoce las variables claves del entorno donde se desenvuelve; además, el crecimiento súbito ha traído como consecuencia la falta de organización en los procesos claves de la empresa, así como también la ausencia de una estructura organizativa definida, originando complicaciones financieras y de liquidez en la empresa además problemas en la toma de decisiones.
Es por ello que se emplea metodología de planificación estratégica propuesta por Fred David, utilizando como herramientas el enfoque sistémico, la prospectiva y el cuadro de mando integral para el establecimiento de indicadores de gestión.
Por medio de la prospectiva se pudo determinar el escenario más probable del entorno de la empresa Inversiones los chabalos, C.A. proponiendo estrategias orientadas a ese entorno que influye en el proceso de toma de decisiones de la empresa, además se construyeron indicadores de gestión para medir el logro de los objetivos.
Se recomienda que la empresa Inversiones Los Chabalos, C.A., implemente la planificación estratégica para la mejora en el proceso de toma de decisiones y complementarlo con estudios de Investigación de Operaciones, y Sistemas de información para la automatización de las actividades.
El presente estudio se ubica bajo un enfoque Mixto, ya que recopiló información mediante informes y documentos elaborados por otros investigadores. Se ajusta a un Diseño de Campo, cuyo fundamento se afianza en el hecho de que la información deriva de los procesos que se manejan en la Empresa de Transporte Inversiones Los Chabalos, C.A
La Investigación se desarrollo en las siguientes etapas:
El diagnóstico de la situación se reunió en contacto con el sistema, y con los diferentes actores que lo conforman, para poder realizar una descripción completa del ambiente interno y externo de la empresa utilizando los 8 Elementos del Entorno Mcleod (2003)
Se construyo un sistema de indicadores de gestión tomando en consideración fundamentos de planificación y Cuadro de Mando Integral que permiten el soporte a la toma de decisiones en la gestión operativa de la empresa.
Para realizar el análisis del ambiente externo se tomó como punto de partida los ocho elementos del entorno propuestas por McLeod (2003), donde se analizan cada una de las siguientes variables, Proveedores, Clientes, Gobierno, Accionistas o Dueños, Comunidad en General, Comunidad Financiera, Sindicatos y Competidores. (Ver Figura 1), Obteniendo como resultado un listado de proveedores y talleres para la reparación de los vehículos, posee un solo cliente, debe cumplir con todos los compromisos financieros con el gobierno (Cancelación de Impuestos), además debe seguir con los lineamientos de la Ley de Tránsito Terrestre de Venezuela, Ley de Manipulación de Alimentos de Venezuela, Superintendencia Nacional de Silos, Almacenes y Depósitos Agrícolas (SADA), Sistema Integral de Control Agropecuario (SICA), Instituto Socialista de Pesca y Acuicultura (INSOPESCA). No posee sindicatos, es una empresa familiar, y los competidores no tienen ninguna capacidad distintiva.
Figura 1: Elementos del Entorno de Inversiones Los Chabalos, C.A.
(McLeod, 2003)
Para desarrollar una planificación estratégica para la empresa de transporte Inversiones Los Chabalos, C.A., previamente se debe estudiar cómo funciona esta organización.
Inversiones los Chabalos, C.A. puede ser clasificada como pequeña empresa, ya que posee menos de 50 trabajadores. Dicha empresa no posee una estructura organizativa definida, la mayoría de las actividades administrativas y logística son realizadas por los socios, de igual forma el mantenimiento es realizado en un taller en donde la movilización del vehículo es realizada por el chofer de la unidad y dirigido por uno de los socios, para el objeto de este estudio se diseñó un organigrama para describir el funcionamiento de la empresa (ver figura 2) además de un diagrama de ambiente ampliado para comprender la relación que existen entre las dependencias de la Empresa Inversiones los Chabalos (ver figura 3).
Figura 2: Organigrama Inversiones los Chabalos C.A. Fuente: Inversiones los Chabalos C.A.
-----
Figura 3: Diagrama de Ambiente Ampliado Interno Fuente: Inversiones Los Chabalos C.A.
En función de conocer el movimiento de la logística en la empresa de transporte Inversiones los Chabalos, C.A., se elaboró el modelo conceptual de la situación actual de la empresa Inversiones Los Chabalos, C.A. para lo cual se extrajeron las actividades realizadas en la empresa y se agruparon en subsistemas, a fin de definir finalmente las relaciones que existen entre ellas y con su ambiente, ver figura 4.
Figura 4 : Modelo Conceptual de la Situación Actual de Inversiones
Los Chabalos, C.A. Fuente: Inversiones Los Chabalos, C.A.
Para la formulación deL SISTEMA DE GESTION se procedió a realizar una planificación estratégica utilizando como metodología medular David (2003), utilizando como herramientas la construcción de escenarios por medio de prospectiva de Godet M.(2007), y determinando los indicadores de gestión el Cuadro de Mando Integral, propuesto por Kaplan y Norton (2000)
Es indispensable para una organización poseer una visión del negocio clara y esto se hace por medio de la Misión-Visión y Objetivos Estratégicos
En Los Chabalos, C.A., no se poseía una Misión definida por lo cual se procedió a elaborar una Misión contestando las tres preguntas básicas que propone Tompson y Strickland, ¿Quiénes Somos?, ¿Qué Hacemos?, Hacia Donde Nos Dirigimos?,
Somos una empresa de soluciones logísticas por medio de distribución de bienes y servicio para empresas de consumo masivo con la necesidad de satisfacer la demanda de la población, ofreciendo calidad de servicio, confiabilidad de las unidades de transporte y obteniendo alta rentabilidad, comprometidos con el bienestar de la comunidad, sirviendo de soporte al desarrollo y crecimiento, con el mejor talento humano, llegando así ser una empresa líder en la distribución de alimentos a nivel nacional.
Para determinar los objetivos estratégicos de la empresa Inversiones Los Chabalos, C.A., Se plantea el Balance ScoreCard para determinar objetivos balanceados según sus cuatro perspectivas. En la figura 6 se visualiza la relación que existe entre cada uno de los objetivos propuestos en las perspectivas de BSC
Figura 6 : Mapa Estratégico de Inversiones Los Chabalos, C.A. Fuente: Inversiones Los Chabalos, C.A.
El propósito de una auditoría externa es elaborar una lista finita de oportunidades que podrían beneficiar a la empresa y una lista de amenazas que se deberían eludir. En el proceso de auditoría externa realizado a la Inversiones Los Chabalos, C.A., se identificaron de acuerdo a las cinco (5) categorías de fuerzas externas claves propuestas por Fred David en su libro "Conceptos de Administración Estratégica", 2003 (ver tabla 1 y 2)
El método de los escenarios tiende a construir representaciones de los futuros posibles, así como el camino que conduce a su consecución. "La caja de herramientas de la prospectiva estratégica", por Michel Godet, propone los siguientes pasos:
Tabla 1: Oportunidades de Inversiones Los Chabalos, C.A.
Variable |
Oportunidades |
Económicas |
Aumento de la zona geográfica de distribución Aumento de precios de los fletes Garantía de contratación continúa por la exclusividad. Aumento del Mercado de Distribución |
Sociales, Geográficas, Demográfica, y Cultural |
Crecimiento Poblacional Aumento de cantidad de Servicio |
Fuerzas Políticas, gubernamentales y Legales |
No Aplica |
Tecnológicas |
No Aplica |
Competitivas |
No Aplica |
Tabla 2: Amenazas de Inversiones Los Chabalos, C.A
Variable |
Amenazas |
Económicas |
Escasez de repuestos Altos niveles de inflación Intervención de entidades financieras |
Sociales, Geográficas, Demográfica, y Cultural |
Escasez de productos Alimenticios Incremento de la Delincuencia |
Fuerzas Políticas, gubernamentales y Legales |
Permanente creación y cambios de leyes y políticas de Estado. Mal estado de las vías terrestres. Expropiación y nacionalizaciones de empresas privadas. |
Tecnológicas |
Ausencia en el uso de Tecnologías de la información y la Comunicación |
Competitivas |
Vulnerabilidad de los Competidores |
Fuente: Auditoría Externa
Para realizar esta fase, el análisis estructural se constituye en algo muy útil; este análisis retrospectivo evita privilegiar en exceso la situación presente, que se tiende siempre a extrapolar hacia el futuro. El análisis de las tendencias pasadas, es reveladora de la dinámica de evolución del sistema.
Se identifico los actores que controlan las variables clave surgidas del análisis estructural: el juego de estos actores "motores" es lo que explica la evolución de las variables controladas, se toma como punto de partida los actores que intervienen en las oportunidades y amenazas del entorno del sistemas que afecta de alguna manera la Empresa Inversiones Los Chabalos, C.A.
Se construye una matriz de influencias directas entre actores a partir de un cuadro estratégico de actores valorando los medios de acción de cada actor. Las relaciones de fuerza son calculadas por el programa Mactor teniendo en cuenta la fidelidad de los medios de acción directos e indirectos (un actor puede actuar sobre otro por mediación de un tercero)
Se construye un plano de influencia-dependencia de actores. El análisis de las relaciones de fuerza de los actores antepone las fuerzas y las debilidades de cada uno los actores, sus posibilidades de bloqueo, etc. Como se muestra en la figura 7.
Figura 7: Relación Entre Actores, Fuente: Análisis Estructural
4.2.1.3.- Análisis Morfológico
En el análisis morfológico tiende a explorar de manera sistemática los futuros posibles presentes en la empresa Inversiones Los Chabalos a partir del estudio de todas las combinaciones resultantes de la descomposición del sistema
Fase 1: Construcción del Espacio Morfológico
Para la construcción del espacio morfológico se tomaron en consideración las oportunidades y amenazas de la empresa utilizando escenarios optimistas, pesimistas y conservadores. Como se observa en la tabla 5
Tabla 5: Construcción de Espacio Morfológico de Inversiones Los Chabalos, C.A.
No |
Oportunidades |
Escenario 1 |
Escenario 2 |
Escenario 3 |
1 |
Crecimiento Poblacional
|
Disminución del Crecimiento poblacional |
Crecimiento Poblacional Estable |
Crecimiento Acelerado de Población |
2 |
Aumento del Servicio |
Disminución de los Servicios |
Servicios constantes |
Aumento de los Servicios |
3 |
Aumento del uso de Tecnologías de la información y la Comunicación |
Disminución del uso de la Tecnología de la Información y comunicación |
Uso de la tecnología de la información y la comunicación moderado |
Crecimiento Acelerado en el uso de la Tic's |
|
Amenazas |
|
|
|
4 |
Escasez de repuestos |
Escases de Repuestos |
Existencia parcial de repuestos en el mercado |
Variedad de Repuestos en el mercado |
5 |
Altos niveles de inflación |
Aumento de los Niveles de Inflación |
Estabilización de los Niveles de Inflación |
Disminución de los niveles de Inflación |
6 |
Restricciones Cambiarias |
Aumento de las Restricciones Cambiarias |
Restricción Cambiarias Parciales |
Eliminación del Control de Cambio |
7 |
Intervención de entidades financieras |
Nacionalización de las Entidades Financieras |
Aumento en la Intervención de Entidades Financieras |
Disminución en la intervención de entidades financieras |
8 |
Escasez de productos Alimenticios |
acentuación de la escases de productos alimenticios |
Existencia de todos los productos alimenticios en el mercado |
Variedad de todos los productos alimenticios en el mercado |
9 |
Incremento de la Delincuencia |
Disminución de los Índices delictivos en el país |
Estabilización de la Delincuencia |
Incremento de la Delincuencia a nivel Nacional |
10 |
Permanente creación y cambios de leyes y políticas de Estado. |
Excesivos Cambios en las Leyes y Políticas de Estado |
cambios de las Leyes adaptadas a la realidad actual del país |
Cumplimiento de las Leyes y Políticas del Gobierno |
11 |
Mal estado de las vías terrestres. |
Deterior de las Vías en el Territorio Nacional |
Mejoras en el sistema de vías terrestres a nivel nacional |
Excelentes vías en todo el territorio Nacional |
12 |
Expropiación y nacionalizaciones de empresas privadas. |
Nacionalización de las Empresas Privadas |
Implantación de empresas socialistas competidoras de la empresa privada |
Promoción de inversión en la empresa privada |
13 |
Vulnerabilidad frente a los Competidores |
Desconocimiento de total de nuestros competidores |
Estabilidad en el mercado de nuestros competidores |
Ventajas Competitivas frente a nuestros competidores |
FUENTE: Plan de Gobierno de Candidatos Elecciones 2013
La segunda fase del trabajo consiste, por tanto, en reducir el espacio morfológico inicial en un sub-espacio útil, mediante la introducción de criterios de exclusión, de criterios de selección (económicos, técnicos...) a partir del cual las combinaciones pertinentes podrán ser examinadas como se observa en la tabla 6.
Para la oportunidades y amenazas del entorno se procedió a describir tres posibles futuros, según los resultados obtenidos en la reducción del espacio morfológico, estos futuros posibles fueron, la realidad, el apocalipsis y la esperanza es un talento, utopía
El escenario de "La Realidad" se basó en el análisis del plan de gobierno del candidato presidencial Henrique Capriles que se puede observar en la tabla 6 de color Azul, para la construcción del Escenario "El Apocalipsis", se tomó como punto de partida el primer semestre de gobierno del actual presidente Nicolás Maduro y todas las medidas económicas aplicadas en este tiempo además de la situación política y social tabla 6 de color rojo, además de eso se estable un escenario llamado la Utopía, es un escenario con un país idealizado utilizando el color verde en la tabla 6.
Para establecer la ocurrencia de cada uno de los escenarios se estable como criterio los porcentajes obtenidos en las elecciones del 7 de octubre del año 2012 y las del 14 de Abril de 2013, dichos porcentajes se pueden visualizar en la tabla 7.
Tabla 6: Reducción del Espacio Morfológico de Inversiones Los Chabalos, C.A.
Fuente: Plan de Gobierno de Elecciones 2013
-----
Tabla 7: Probabilidad de ocurrencia de los Escenarios
ESCENARIOS |
Elecciones A-14 |
Elecciones O-7 |
Probabilidad de ocurrencia de los escenarios |
La realidad |
49.12% |
44.39% |
46.76% |
El apocalipsis |
50.67% |
55.00% |
52.84% |
La utopía |
0.06% |
0.06% |
0.06% |
Otros escenarios |
0.15% |
0.55% |
0.35% |
Fuente: Centro Nacional Electoral
Ya construidos los posibles escenarios podemos hacer la gráfica de los posibles de la fórmula del futuro, donde se puede visualizar el pasado que ya existe, el presente que está ocurriendo, y de allí se desprenden las distintas líneas de tiempo que corresponden a los posibles futuros como lo son, la realidad, el apocalipsis y la esperanza es un talento, utopía, como se observa en la figura 8
Figura 8: Ecuación del Futuro (fuente, Probabilidad de Ocurrencias de Escenarios)
Esta matriz de evaluación de los factores externos (EFE) permite resumir y evaluar las oportunidades y amenazas económicas, sociales, culturales, demográficas, ambientales, políticas, gubernamentales, legales y tecnológicas, tomando en consideración el escenario El Apocalipsis ya que tuvo una mayor probabilidad de ocurrencia; que influyen de manera directa sobre la Unidad de Gestión, con la finalidad de determinar en qué posición se encuentra con relación a estos factores.
El resultado obtenido en la matriz EFE indicó que las estrategias actuales corresponden moderadamente a las oportunidades y amenazas presentes en su entorno como se muestra en la tabla 17, debido a que el resultado total ponderado fue de 2,78; el cual se encuentra justo en el promedio (2,5) de una posición estratégica normal; esto reflejó que Inversiones Los Chabalos, C.A. está en el punto de la media en su esfuerzo por seguir estrategias que capitalicen las oportunidades externas y eviten las amenazas.; Además se puede observar que los factores que mayor impacto tienen sobre la Empresa Inversiones Los Chabalos, C.A.
Tabla 8: Matriz de Factores Externos (El Apocalipsis)
No |
Oportunidades |
Peso |
Calificación |
Resultado Ponderado |
1 |
Crecimiento Acelerado de Población |
10.87% |
3 |
0.33 |
|
Amenazas |
|
|
|
2 |
Disminución de los Servicios |
8.70% |
3 |
0.26 |
3 |
Disminución del uso de la Tecnología de la Información y comunicación |
0.00% |
3 |
0.00 |
4 |
Escases de Repuestos |
4.35% |
3 |
0.13 |
5 |
Aumento de los Niveles de Inflación |
13.04% |
3 |
0.39 |
6 |
Aumento de las Restricciones Cambiarias |
4.35% |
3 |
0.13 |
7 |
Nacionalización de las Entidades Financieras |
4.35% |
2 |
0.09 |
8 |
Acentuación de la escases de productos alimenticios |
15.22% |
2 |
0.30 |
9 |
Incremento de la Delincuencia a nivel Nacional |
0.00% |
3 |
0.00 |
10 |
Excesivos Cambios en las Leyes y Políticas de Estado |
13.04% |
2 |
0.26 |
11 |
Deterioro de las Vías en el Territorio Nacional |
10.87% |
4 |
0.43 |
12 |
Nacionalización de las Empresas Privadas |
6.52% |
3 |
0.20 |
13 |
Desconocimiento de total de nuestros competidores |
8.70% |
3 |
0.26 |
|
Total |
100.00% |
|
2.78 |
Fuente: Análisis Estructural
Para la elaboración de la auditoría interna se tomo en consideración las fases del proceso administrativo, Obteniéndose fortalezas y debilidades en cada una de ellas como se muestra
Para tomar en consideración las variables relevantes y asignarle los pesos a la matriz de factores externos se realizó el análisis estructural de la misma manera que en la Auditoría Externa, obteniendo como resultado la Matriz EFE, como se muestra en la tabla
Se tomaron los factores internos críticos para el éxito (fortalezas y debilidades), identificados anteriormente y se colocaron en la columna izquierda de la matriz, primero se mencionan las fortalezas y después las debilidades.
Se multiplicó el peso de cada factor por su clasificación para determinar el valor ponderado.
Por último se sumaron los valores ponderados de cada variable para determinar el valor ponderado total como se muestra en la tabla 14.
Tabla 9: Matriz de Factores Internos EFI
No |
FORTALEZAS |
Peso |
Calificación |
Resultado Ponderado |
|
DEBILIDADES |
|
|
|
1 |
Ausencia de una Planificación Formal de la Empresa |
17,65% |
1 |
0,18 |
2 |
Falta de una estructura organizacional definida en la empresa |
13,73% |
2 |
0,27 |
3 |
Ausencia de Instalaciones Físicas |
7,84% |
2 |
0,16 |
4 |
Ausencia de programas de adiestramiento y capacitación de personal. |
13,73% |
2 |
0,27 |
5 |
Falta de mecanismos y políticas estructuradas de selección y reclutamiento de personal. |
13,73% |
2 |
0,27 |
6 |
Ausencia de indicadores de Gestión. |
17,65% |
2 |
0,35 |
7 |
Ausencia de mecanismos de control de procesos y evaluación del desempeño del personal. |
15,69% |
1 |
0,16 |
|
TOTAL PONDERADO |
100,00% |
|
1,67 |
Fuente: Análisis Estructural
Con el resultado del valor ponderado obtenido en la Matriz EFI se puede interpretar que el departamento se encuentra internamente débil, debido a que dicho valor se ubicó en 1,67; indicando que la situación interna actual del departamento está por debajo del promedio (2,5) de una posición estratégica débil, es decir que las estrategias actuales no aprovechan las fortalezas existentes y sin superan las debilidades que en este momento se presentan.
El propósito de esta matriz, fue el de generar un conjunto de estrategias alternativas viables y no el de seleccionar ni determinar qué estrategia son las mejores. Razón por la cual no todas las estratégicas desarrolladas en la matriz FODA fueron seleccionadas para su aplicación, como se muestra en la tabla 15
Tabla 10: Matriz FODA
Fuente: Auditoria Externa e Interna
Variables de la fuerza financiera (FF), la ventaja competitiva (VC), la estabilidad del ambiente (EA) y la fuerza de la industria (FI) como se muestra en la tabla 16.
Se procede a graficar el vector en un eje cartesiano obteniendo el cuadrante competitivo, ver figura 9
Figura 9: Cuadrantes de la Matriz PEYEA
Ubicado en la parte inferior derecho del gráfico PEYEA, cuando el vector direccional se localiza en este cuadrante, indica el uso de estrategias competitivas, entre las que se encuentran:
Desarrollo del mercado, Penetración del mercado, Desarrollo del Producto, Integración Vertical y Horizontal
De acuerdo al resultado de la Matriz GE se pueden seleccionar las siguientes estrategias alternativas que encajan dentro del Cuadrante I dado por un rápido crecimiento del mercado mundial pero a la vez con una posición débil por parte de esta actividad:
Desarrollo del mercado, Penetración del mercado, Integración hacia atrás
Es una matriz que toma los valores resultantes de la matriz EFE y EFI, plasmando los valores en un esquema de nueve cuadrantes como se observa en la figura 10.
Figura 10: Matriz de Factores IE David (2003)
El cuadrante VI, está orientado a cosechar y enajenar, mas sin embargo como los valores se encuentran muy cerca de la frontera del cuadrante III, se tomara conservar y mantener ya que para efectos de esta investigación se considera que con la aplicación de estrategias adecuadas y toma de decisiones acertadas podría llegar al cuadrante III.
Conservar y mantener, es donde usualmente se aplican estrategias de penetración de mercado y de desarrollo de productos.
Teniendo como base las estrategias específicas resultantes de la Matriz FODA, más la adición de aquellas que surgieron de las matrices PEYEA, IE y GE, se procedió a evaluar la frecuencia con que las estrategias eran citadas en estas matrices, a fin de seleccionar las de mayor repetitividad como se puede visualizar en la tabla 17
Tabla 12: Matriz de Alineamiento Estratégico
|
ESTRATEGIAS |
FODA |
PEYEA |
IE |
GE |
TOTAL |
E1 |
Implantar Mecanismos para dar a Conocer el Negocio |
X |
X |
X |
|
3 |
E2 |
Aumentar la Inversión |
X |
X |
X |
|
3 |
E3 |
Implantación de Sistemas de Información para crear ventajas competitivas |
X |
X |
X |
X |
4 |
E4 |
Ampliar cartera de clientes |
X |
X |
X |
X |
4 |
E5 |
Implantar un Sistema de información para la Automatización de los Procesos |
X |
X |
|
X |
3 |
E6 |
Implementar Mecanismos de Control de gestión formales |
X |
X |
|
X |
3 |
E7 |
Implantar Sistemas de Monitoreo |
X |
X |
|
X |
3 |
E8 |
Diversificación en las Alianzas Estratégicas con entidades financiera |
X |
X |
X |
|
3 |
E9 |
Establecer Políticas de Inventario |
X |
X |
X |
|
3 |
E10 |
Implantación de un Fondo de Reserva |
X |
|
|
|
1 |
E11 |
Automatizar los procesos Internos |
X |
|
|
|
1 |
E12 |
Implementación de Planes de Mantenimiento |
X |
|
|
|
1 |
E13 |
Implantar Cultura Organizacional en la Empresa |
X |
|
|
|
1 |
E14 |
Implantar planes de Adiestramiento |
X |
|
|
|
1 |
Fuente: Matriz Dofa
Richard Rumelt ofreció cuatro criterios para evaluar una estrategia: (a) consistencia, la estrategia no debe presentar objetivos y políticas mutuamente inconsistentes; (b) consonancia, la estrategia debe representar una respuesta adaptiva al entorno externo y a los cambios críticos que en este ocurran; (c) ventaja, la estrategia debe proveer la creación y/o mantenimiento de las ventajas competitivas en áreas selectas de actividad; y (d) factibilidad, la estrategia no debe originar un sobrecosto en los recursos disponibles ni crear subproblemas sin solución. (D'Alessio, 2008).
Para la empresa Inversiones los Chabalos se listaron cada una de las estrategias y se realizó la prueba (ver Tabla 13).
De esta manera, a través del proceso estratégico se han llegado a nueve estrategias que serán las que se implementarán en la empresa Inversiones Los Chabalos, C.A.
Tabla 13: Matriz Rumelt
|
ESTRATEGIAS |
CONSISTENCIA |
CONSONANCIA |
VENTAJA |
FACTIBILIDAD |
SE ACEPTA |
E1 |
Implantar Mecanismos para dar a Conocer el Negocio |
SI |
SI |
SI |
SI |
SI |
E2 |
Aumentar la Inversión |
SI |
SI |
SI |
SI |
SI |
E3 |
Implantación de Sistemas de Información para crear ventajas competitivas |
SI |
SI |
SI |
SI |
SI |
E4 |
Ampliar cartera de clientes |
SI |
SI |
SI |
SI |
SI |
E5 |
Implantar un Sistema de información para la Automatización de los Procesos |
SI |
SI |
SI |
SI |
SI |
E6 |
Implementar Mecanismos de Control de gestión formales |
SI |
SI |
SI |
SI |
SI |
E7 |
Implantar Sistemas de Monitoreo |
SI |
SI |
SI |
SI |
SI |
E8 |
Diversificación en las Alianzas Estratégicas con entidades financiera |
SI |
SI |
SI |
SI |
SI |
E9 |
Establecer Políticas de Inventario |
SI |
SI |
SI |
SI |
SI |
Un punto previo a considerar es la relación entre las estrategias y dichos objetivos. A continuación se debe establecer un alineamiento en forma sistemática entre los objetivos de largo plazo, corto plazo y las acciones respectivas como se observa en la tabla 14.
Tabla 14: Relación entre Objetivos y Estrategias
Una vez realizada la selección de las estrategias se procedió a formular los planes de acción para la empresa Inversiones los Chabalos, C.A.,
Tabla 36: Plan de Acción para la Estrategia E6
Objetivos |
Aumentar el Control de las Actividades Logísticas en un Lapso de un Año |
|||
Estrategia |
Implantar Mecanismos de Control de Gestión Formales |
|||
Pasos de Acción |
Responsables |
frecuencia/Duración |
Recursos |
Mecanismo de Retroalimentación |
Elaborar Planeación de los despachos |
Socio |
Diario |
Gerente y Ente contratante |
Guías de Servicio y Reuniones |
Seguir y controlar el |
Socio |
Diario |
Socio, Chofer, Reporte |
Informes, Reporte Documentos |
Asegurar la entrega |
Chofer |
Diario |
Chofer, Reporte |
Guía de Entrega |
Se plante el Cuadro de mando Integral para la construcción de este sistema de indicadores que permita un equilibrio entre las perspectivas: financieras, cliente, procesos internos y aprendizaje y crecimiento
El Cuadro de Mando Integral proporciona un amplio marco que traduce la visión y estrategia de una empresa, en un conjunto coherente de indicadores de actuación.
Jiménez (2006), Citado por Cortes (2011), a través de una investigación profunda y bien sustentada, logró definir un sistema de variables genérico para las empresas de un ramo en particular, donde los factores críticos de éxito puedan aplicarse a la empresa en estudio, siempre y cuando ésta cumpla con las condiciones establecidas para el modelo.
Se evalua perspectiva de distintas de empresas de transporte con características similares a la empresa Inversiones Los Chabalos, C.A.; las empresas consideradas fueron: Empresas de Autotransporte de Carga, Transporte de Mercancia Benavent Bellver S.L., Transporte de Carga Pesada TRANSVITOA, Transporte AVEA
Al tener los factores claves del Éxito de cada una de las perspectivas se establece las relaciones causa-efecto entre las variables, y se puede observar en la Figura N° 11.
relaciones causa-efecto entre las variables, y se puede observar en la Figura N° 11.
Figura 11: Relación Causa Efecto de las Variables Claves del Éxito de Inversiones Los Chabalos, C.A.
Para cada perspectiva definida, asociada con los objetivos estratégicos de la empresa, se establecieron indicadores y metas, como se visualiza en la Tabla 20.
Tabla 20: Formulación de Indicadores de Gestión
PERSPECTIVA |
OBJETIVOS |
FACTOR CLAVE DEL ÉXITO |
INDICADOR |
FINANCIERA |
Aumentar en un 20% la Rentabilidad de la Empresa en un Periodo de 1 Año |
Aumentar la Captación de clientes |
Cantidad de Clientes |
Incremento de Ingresos |
% Utilidad por Cada Unidad de Producción |
||
Reducción de Gastos |
|||
|
Utilidad Total |
||
Aumentar en un 15% las inversiones que permitan aumentar la calidad de servicio en un periodo de 1 año |
|
% de Utilidad |
|
|
|
||
CLIENTE |
Aumentar la Confiabilidad del Servicio en un 20 % en un periodo de 6 Meses |
Calidad de Servicio |
Cantidad de Servicios Sin devoluciones |
Incrementar Tiempos Disponibles de las Unidades |
Numero de Servicios Prestados por cada unidad de producción |
||
Aumentar en 10% el servicio de transporte en un periodo de 1 año |
Tiempo de Respuesta |
Tiempo de cada Servicio |
|
PROCESOS INTERNOS |
Aumentar el control de las actividades logísticas en un lapso de un año. |
Servicios de Mantenimiento |
Disponibilidad de las Unidades |
APRENDIZAJE Y CRECIMIENTO |
Aumentar el uso de la tecnología en un 70% en un lapso de 6 meses |
Tecnología de la Información y la comunicación |
Inversión en Tic's |
Recompensas para Los Empleados |
% de Recompensas para los Empleados |
||
Establecer sistema de Monitoreo |
Número de Unidades Con sistema de Monitoreo |
||
Crear una cultura organizacional en los empleados en un lapso de 6 Meses |
|
|
Fuente: Variables claves del exito
Kaplan y Norton sostienen que se deben establecer solo los indicadores fundamentales en el cuadro de mando integral, para que la dirección de la empresa se centre en el cumplimiento de dichos indicadores y por ende sus objetivos, es por ello que se pretende filtrar los indicadores establecidos. Los resultados se muestran en la tabla 21
Tabla 21: Selección de Indicadores
PERSPECTIVA |
INDICADOR |
TOTAL |
FINANCIERA |
Cantidad de Clientes |
4 |
% Utilidad por Cada Unidad de Producción |
4 |
|
Utilidad Total |
3 |
|
% de Utilidad |
3 |
|
CLIENTE |
Cantidad de Servicios Sin devoluciones |
1 |
Numero de Servicios Prestados por cada unidad |
3 |
|
Tiempo de cada Servicio |
3 |
|
PROCESOS INTERNOS |
Disponibilidad de las Unidades |
2 |
APRENDIZAJE Y CRECIMIENTO |
Inversión en Tecnología de la Información y la Comunicación |
1 |
% de Recompensas para los Empleados |
3 |
|
Número de Unidades Con sistema de Monitoreo |
3 |
Después de determinar los indicadores, se hace una descripción de cada uno de los ellos; en la tabla 22.
Tabla 22: Descripción de los Indicadores de Gestión
INDICADOR |
DESCRIPCION |
FORMULA |
DATOS |
META |
Cantidad de Clientes |
Expresa la cantidad de Clientes de Inversiones los Chabalos, C.A. |
Ct =∑C |
Ct =Clientes Totales |
>=2 |
% Utilidad por Cada Unidad de Producción |
Representa el porcentaje de Utilidad de cada Camión |
Un=(∑In-∑Cn)/∑In |
Un = Utilidad Por Camión |
>=20% |
% Utilidad Total |
Representa el porcentaje de utilidad operacional total de la empresa |
%U=(∑I-∑C)/∑I |
%U = % Utilidad Total |
>=20% |
Utilidad Total |
Representa la cantidad de dinero de utilidad operacional total de la empresa |
Ut= (∑I-∑C) |
U = Utilidad Total |
>=I*20% |
Numero de Servicios Prestados por cada unidad de producción |
Representa el número Total de Servicios por cada unidad de producción |
Nt= ∑N |
Nt = Numero Total a la Semana |
>=3/ Semana |
Tiempo de cada Servicio por cada unidad de producción |
Representa el tiempo de Servicios prestados |
Ts=(∑Ts)/n |
Ts = Tiempo Promedio |
<=2 Días |
% de Recompensas para los Empleados |
% de inversión de la empresa en recompensas a los trabajadores |
%R=(Com)/∑I |
%R = % de Recompensa |
>=10%; <=15% |
Número de Unidades Con sistema de Monitoreo |
Sumatoria de número de Unidades con Sistema de Monitoreo |
NUSM=∑UCSM |
NUSM = Numero de Unidades con el Sistema de Monitoreo |
=7 |
Fuente: Elaboración Propia
Se realizo un diagnostico de la situación actual, tanto externa como interna, lo que permitió obtener una visión holista de la situación actual de la empresa, visualizando las variables que afectan la organización desde un punto de vista sistémico, como lo son clientes, proveedores, sindicatos, gobierno, comunidad financiera, competidores, accionistas y comunidad en general.
el análisis de escenarios arrojo como más probable : el apocalipsis, en vista de que: se tomo en consideración los planes de gobierno de los candidatos para las elecciones del 2013 y los resultados de las últimas tres elecciones, además de visualizar como evolucionarían las variables del entorno, tener una visión amplia de las variables del entorno el apocalipsis se hizo una adaptación del Análisis Mactor para evaluar cada uno de los actores externos para determinar que los actores dominantes son: BANAVIH, SENIAT, Ministerio De Para El Poder Popular Para La Ciencia, Tecnología E Innovación (MCTI) LOS dominados: Población, Competidores , Entidades Financieras, Empresas Privadas de enlace, no se obtuvo ninguno y autónomos: IVSS, Ministerio Para El Poder Popular De Transporte Terrestre (MPPTT)
AL construir la matriz factores externos se obtuvo que las estrategias actuales corresponden moderadamente a las oportunidades y amenazas presentes en su entorno, debido a que el resultado total ponderado fue de 2,78; el cual se encuentra justo en el promedio (2,5).
También se hizo un análisis interno tomando en consideración las fases del proceso administrativo la cual dio paso a la construcción de la matriz de factores internos obteniendo un valor de 1,67; indicando que la situación interna actual de la empresa está por debajo del promedio (2,5), a partir de allí se realizo la matriz DOFA para la construcción de las estrategias, y posteriormente se utilizaron la Matriz PEYEA, la Matriz IE y la Gran Estrategia determinando la orientación de las estrategias necesarias para luego filtrar las encontradas en la dofa, en este procedimiento se utilizo la Matriz de Alineamiento Estratégico, eligiendo nueve estrategias que permitirían cumplir con los objetivos establecidos, entre las más importante las relativas a l control de las unidades disponibles y la recompensa de acuerdo al desempeño de los trabajadores.
Se construyeron planes de acción para las estrategias para la implementación y a finalmente el Cuadro de Mando Integral con indicadores de gestión que serán las bases fundamentales para llevar el control del cumplimiento de las metas de la empresa relativas a la satisfacción de los clientes, la utilidad, la disponibilidad de vehículos y el rendimiento de los trabajadores
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1. Informática Gerencial, UDO, esmt141@gmail.com
2. Informática Gerencial, UDO. tmar1966@Hotmail.com
3. Investigación de Operaciones, UDO. mercedesortiz04@yahoo.es