Espacios. Vol. 35 (Nº 11) Año 2014. Pág. 19
Implicações a partir da implementação do erp em uma empresa do setor EPC (Engineering, Procurement and Construction)
Implications from erp implementation in a company from EPC (Engineering, Procurement and Construction) sector
Robson Ferreira da SILVA JUNIOR 1, Macáliston Gonçalves DASILVA 2
Recibido: 21/07/14 • Aprobado: 27/08/14
Contenido
5. Impactos sobre a organização com o ERP
RESUMO: |
ABSTRACT: |
1. Introdução
Em um ambiente competitivo caracterizado pelo crescente fluxo de informações as mudanças e o impacto sobre as organizações são inevitáveis. É comum entre as empresas procurar focar o seu objetivo em promover inovações que resultem em retorno financeiro para as mesmas e qualidade para seus clientes. Desde a década de 1950 os sistemas de gestão evoluem tentando atender esta demanda, apoiando as empresas em suas operações e decisões estratégicas (Giuzio Junior, Canuto, 2009).
As organizações necessitam cada vez mais de ferramentas que lhes proporcionem melhores resultados, crescimento e fortalecimento competitivo. O tratamento de dados buscando melhores decisões empresariais é componente elementar para o gerenciamento das operações. Mas para transformar dados em conhecimento é preciso estrutura, procedimentos e organização. Neste contexto e sustentado por bases na tecnologia da informação, tem-se como alternativa o sistema integrado de gestão ou ERP (Enterprise Resource Planning). Segundo Corrêa et al. (2011), o alicerce capaz de acrescentar subsídios de informações que contribuam para o sucesso do empreendimento, aperfeiçoando processos e amortizando os custos do negócio.
A partir do atual cenário brasileiro, pode-se apresentar a área de petróleo e gás como um dos setores que ajuízam os sistemas de informação como recurso crítico para a sobrevivência empresarial. Percebem-se contínuos movimentos na tentativa de aprimoramento da gestão com uso de novas tecnologias, entre elas os sistemas ERP. Porém, a utilização de um sistema ERP não traz somente um avanço tecnológico para a organização, mas sim mudanças estruturais e comportamentais, também (Saccol et al., 2011). Além disso, o processo de implantação de um sistema empresarial exige trabalho árduo que influencia nos resultados esperados com o ERP, podendo colocar em conflito a lógica do sistema com a lógica do negócio (Davenport, 1998; Tsai, 2010).
Nesta perspectiva, propõe-se pesquisar os impactos sobre uma empresa do setor de Engineering, Procurement and Construction (EPC) proporcionados pela implantação do sistema integrado de gestão - ERP. A empresa prestadora de serviços pesquisada tem no setor de petróleo e gás seus maiores clientes e é reconhecida como um dos maiores players no mercado brasileiro, com isso, um ambiente representativo e propício a um estudo sobre os sistemas ERP e as transformações internas provocadas nas organizações.
A partir do entendimento dos múltiplos efeitos possíveis nas organizações com a adoção de um sistema ERP, baseado nas variáveis apontadas por Saccol et al. (2011), este trabalho tem como objetivo identificar e descrever as mudanças sobre a organização pesquisada com a implantação do sistema integrado de gestão. Para isso, o trabalho inicialmente apresenta uma rápida revisão bibliográfica sobre conceitos referentes ao tema central, servindo de base para a pesquisa. Após isso, faz-se uso da estratégia de estudo de caso para investigar a organização e o seu sistema integrado de gestão. Na sequência, apresenta-se a discussão dos resultados apurados. Conclui-se com as considerações finais do trabalho.
2. Referencial teórico
2.1 Sistema integrado de gestão (ERP)
Para Laudon e Laudon (2010) um sistema de informação pode ser visto como um conjunto de componentes que funcionam interligados coletando, recuperando, armazenando e distribuindo dados na forma de informação. Com estas informações, busca-se facilitar o planejamento, a coordenação, o controle, a análise e os processos de decisão em uma organização. Dos anos 50 aos 70, grandes esforços foram empregados no controle e na otimização do fluxo de materiais. O MRP (Material Requirement Planning) foi a primeira referência como sistema de gestão, desenvolvido em módulos com o objetivo principal de planejar requisições de materiais, não somente controlava os estoques, mas também, agia na reposição dos mesmos (Giuzio Junior, Canuto, 2009; Mendes, Escrivão Filho, 2002). Contudo, aspectos centrais de negócios centrados na informação tinham deficiências. Por exemplo, níveis de estoque e disponibilidade não estavam acessíveis de maneira oportuna para todas as partes interessadas de uma empresa (Souza, Saccol, 2011).
Então na década de 80, com o avanço da eletrônica e o desenvolvimento dos computadores, o MRP se transformou em MRP II (Manufacturing Resource Planning). Foi observada a necessidade de outros recursos no sistema ligados a capacidade do processo de manufatura, como mão de obra e equipamentos, englobando além do "que", "quando" e "quanto" produzir, a decisão "como" ou com que recursos produzirem (Corrêa et al., 2011; Slack et al., 2009).
Já nos anos 90 identificam-se os ERP (Enterprise Resource Planning) como sistemas de informação integrados com a finalidade de apoiar as operações empresariais. Muito em virtude das pressões competitivas sofridas pelas empresas, que as obrigaram a buscar alternativas para a redução de custos e diferenciação de produtos e serviços (Zwicker, Souza, 2011). Os sistemas ERP se fortaleceram no ambiente empresarial a partir da integração da gestão de diferentes funções do negócio, aprimorando o desempenho dos processos como um todo. O ERP é considerado como a evolução do MRP II, como ilustra a Figura 1 (Turban et al., 2004; Giuzio Junior, Canuto, 2009; Slack et al., 2009, Corrêa et al., 2011).
FIGURA 1 – Evolução estrutural dos sistemas ERP.
Fonte: Adaptado de Corrêa et al. (2011).
Com a adoção de sistemas ERP percebe-se que a tarefa de utilização desses sistemas envolve um processo de mudança nas empresas em várias dimensões. Este pensamento é justificado por Davenport (1998, p.122) quando declara: "An enterprise system [...] imposes its own logic on company's strategy, culture, and organization". Com o uso do ERP a empresa passa de uma visão departamental da organização para uma visão baseada em processos. Onde a integração dos setores e atividades da empresa é alcançada com o compartilhamento de informações comuns entre os diversos módulos de operação de um software de planejamento de recursos, armazenado em banco de dados único (Souza, Saccol, 2011; Azeredo et al., 2010).
Laudon e Laudon (2010) consideram o ERP, ou Sistema de Planejamento de Recursos Empresariais, como um sistema integrador de dados para toda a organização, formando um único repositório. Davenport (1998) aponta o ERP como um software com o objetivo de integrar as informações que circulam pela empresa, sendo desenvolvidos a partir de melhores práticas em gestão. De acordo com Padilha et al. (2004), o ERP pode ser entendido como um sistema integrado de gestão que oportuniza a criação de um fluxo de informações único, contínuo e consistente por toda a organização, sendo este sustentado por uma única base de dados. Isso permite a visualização e análise de todas as transações realizadas pela empresa, além do desenho de cenários de negócios. O conceito ERP também pode ser encontrado na literatura como Sistema Integrado de Gestão Empresarial (SIGE), ou apenas, Sistema Integrado de Gestão (SIG) (Toraldo et al., 2001; Padilha, Martins, 2005).
2.2 Características, vantagens e desvantagens dos sistemas ERP
Os sistemas ERP são compostos por módulos que suportam diversas atividades das empresas. Em uma estrutura típica de funcionamento de um sistema ERP os dados utilizados por um módulo, como o financeiro, de recursos humanos, de operações e logística ou de vendas e marketing, são armazenados em uma base de dados central e podem ser manipulados por outros módulos (Davenport, 1998).
Para O'Brien (2002) e Zwicker e Souza (2011), os sistemas ERP são sistemas de informação integrados adquiridos na forma de pacotes comerciais de softwares com a finalidade de dar apoio aos diversos setores de uma empresa, como recursos humanos, financeiro, suprimentos, contabilidade, planejamento, entre outros. Estes pacotes controlam processos como a comercialização, distribuição e gestão. Embora empresas desenvolvam internamente seus próprios sistemas com as mesmas características, o termo ERP está normalmente associado a pacotes comerciais.
É relevante considerar que, embora se tenha originado para atender basicamente as empresas industriais, os sistemas ERP atualmente são implementados em outros setores, também. Como exemplos, empresas da área comercial, de distribuição, de prestação de serviços, financeiras, de engenharia, entre outras. Mas os sistemas ERP possuem características que, se observadas de maneira global, podem ser resumidas como mostra a Figura 2.
FIGURA 2 – Principais características dos sistemas ERP.
Fonte: Autores.
Os sistemas ERP não são desenvolvidos para um único cliente. Os mesmos procuram atender as necessidades comuns do maior número possível de empresas e explorar o ganho de escala em seu desenvolvimento. Este processo se dá através da incorporação de experiências acumuladas nas etapas de implementação nas empresas ou elaboradas por empresas especializadas em consultoria e pesquisa em processos. É improvável que um sistema atenda plenamente os requisitos de uma organização sem procedimentos de ajuste (Zwicker, Souza, 2011; Chou, Chang, 2008).
Ao adotar o uso de um sistema ERP, as empresas esperam obter diversos benefícios. De forma geral, as organizações objetivam o incremento das possibilidades de controle e integração dos processos do negócio, a atualização tecnológica, o ganho de eficiência e competitividade e o acesso a informações de qualidade para apoiar as estratégias. Por outro lado, há registros de problemas e resultados indesejados relacionados com sistemas ERP (Law, Ngai, 2007; Sammon, Adam, 2010; Zwicker, Souza, 2011). A Figura 3 mostra as dificuldades identificadas e quantificadas segundo os relatos de empresas que implantaram ERP, de acordo com a pesquisa de Oliveira e Hatakeyama (2012). Já o Quadro 1 ilustra uma síntese que relaciona dificuldades e benefícios às características dos ERP.
FIGURA 3 – Dificuldades gerais relacionadas aos sistemas ERP.
Fonte: Oliveira e Hatakeyama (2012, p. 602).
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QUADRO 1 – Benefícios e problemas associados aos sistemas ERP.
Fonte: Zwicker e Souza (2011, p. 69).
2.3 Impactos dos sistemas ERP nas organizações
Segundo Davenport (1998), as análises das implicações na utilização são tópicos importantes para serem observados em uma estratégia organizacional visando o sistema ERP, identificando impactos também na estrutura e na cultura organizacional. Porém são aspectos pouco explorados pelos líderes nos processos de implantação (Davenport, 2000). Pode-se afirmar que o uso de um ERP tem um impacto amplo na organização e por isso, precisa estar em devida sincronia com todos os setores, desde a gerência até o operacional (Caiçara Junior, 2008).
O acesso à informação e seus desdobramentos exigem atenção redobrada da gestão apesar de a tecnologia facilitar diretamente este processo. Um ser humano é quem irá manipulá-las e por isso, afetam também a estrutura e o comportamento da empresa. Fatores humanos influenciam os resultados esperados com a implantação do ERP (Mendes, Escrivão Filho, 2002; Sammon; Adam, 2010).
Saccol et al. (2011) apresentam as seguintes mudanças organizacionais relacionadas ao processo de implantação do sistema ERP (Quadro 2):
QUADRO 2 – Mudanças organizacionais com a implantação do sistema ERP.
Fonte: Autores.
Os Quadros 3, 4 e 5 representam as variáveis de mudança estudadas por Saccol et al. (2011) e detalham aspectos em nível tecnológico, estrutural e comportamental, advindas das organizações com a implantação de sistema ERP. Esta estrutura é adotada como referência neste trabalho no processo de análise dos impactos sobre a organização pesquisada com a implantação do sistema integrado de gestão.
QUADRO 3 – Estrutura de variáveis referentes às mudanças tecnológicas.
Fonte: Saccol et al. (2011, p. 181).
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QUADRO 4 – Estrutura de variáveis referentes às mudanças estruturais.
Fonte: Saccol et al. (2011, p. 183).
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QUADRO 5 – Estrutura de variáveis referentes às mudanças comportamentais.
Fonte: Saccol et al. (2011, p. 186).
3. Metodologia
O objetivo geral que norteou este trabalho é: identificar e descrever os impactos com a implementação do sistema ERP sobre uma empresa do setor de Engineering, Procurement and Construction (EPC) buscando compreender as mudanças internas que sustentam a aplicabilidade do sistema integrado de gestão. Julga-se que o presente trabalho é uma pesquisa aplicada e exploratória, tendo em vista o interesse de natureza prática e por ser a primeira abordagem do tema no objeto de pesquisa (Gil, 2008). Para Cooper e Schindler (2001), a pesquisa aplicada em função de seu objetivo pragmático contribui para o desenvolvimento das organizações. Quanto à natureza dos dados, esta pesquisa classifica-se como qualitativa, baseando-se em informações subjetivas, em geral resultantes de julgamentos ou opiniões de especialistas participantes da situação estudada, para tratar o fenômeno específico (Marconi, Lakatos, 2011).
Inicialmente é realizada uma pesquisa bibliográfica acerca de temas centrais para o trabalho, onde se busca fundamentação teórica para o desenvolvimento e propósito do artigo. Posteriormente, adota-se o estudo de caso como estratégia de pesquisa de campo. Yin (2010) define o estudo de caso como sendo uma investigação empírica que investiga um acontecimento contemporâneo dentro do seu contexto de vida real. Acompanhando as colocações de Levy (2008), este estudo de caso contribui como forma de pesquisa por oferecer uma descrição profunda de um objeto de estudo.
Na pesquisa de campo, a coleta de informações dá-se através das técnicas de observação in loco, análise de documentos internos e entrevistas semiestruturadas com os gestores da empresa e usuários diretos do sistema ERP, segundo orientações de Marconi e Lakatos (2011). De acordo com Yin (2010), a coleta de dados oriunda de diferentes fontes objetiva a triangulação de dados, permitindo maior amplitude e compreensão da situação estudada.
Em tais situações, conforme objetivos deste trabalho, a utilização de modelos ou estruturas formatadas permite compreender melhor o ambiente em questão, identificar problemas, formular estratégias e oportunidades, além de apoiar e sistematizar o processo de pesquisa (Miguel, 2012). Assim, a partir dos resultados apurados e do entendimento das múltiplas mudanças possíveis nas organizações com a adoção de um sistema ERP, baseado nos aspectos estruturados propostos por Saccol et al. (2011), conforme os Quadros 3, 4 e 5, procura-se descrever os impactos da implementação do sistema integrado de gestão na empresa objeto de estudo com base na identificação das transformações internas que subsidiaram a aplicação do sistema ERP. Esta abordagem é coerente com as ações assumidas na pesquisa de Souza et al. (2007).
4. O estudo de caso
A empresa objeto de estudo figura como um dos principais players no setor EPC (Engineering, Procurement and Construction) brasileiro. É capacitada para executar desde pequenas unidades a grandes complexos integrados, inclusive plataformas offshore, uma das especialidades técnico-industriais que mais tem contribuído para o sucesso e expansão da organização. O estudo de caso foi executado na unidade de trabalho instalada junto às obras de ampliação da refinaria Alberto Pasqualini (REFAP), da Petrobras.
A implementação do sistema ERP desenvolvido pela própria empresa se deu a partir da necessidade de aprimorar suas competências e tornar-se ainda mais competitiva. O que corrobora com O'Brien (2002) quando diz que cada vez mais as empresas estão usando os sistemas de informação como ferramentas auxiliares nas tomadas de decisões, para promover melhorias em seu processo de produção e para inúmeros outros serviços, a fim de maximizar lucros e minimizar despesas e perdas.
O objetivo geral determinado pelos gestores da empresa, quanto à implementação do ERP, é disponibilizar para a organização as informações necessárias para integração dos processos de gerenciamento, planejamento, qualidade e demais atividades da empresa. Dentro da organização a informação é definida como algo muito valioso, um elemento que permite tomar melhores decisões. Neste contexto deve ter como características, no mínimo: ser precisa; relevante; clara; veloz; e acessível.
Atendendo a esta demanda, o setor de Tecnologia da Informação (TI) da empresa conciliou as informações do banco de dados disponível internamente com ideias e propósitos a serem obtidos. A partir daí, apresentaram uma proposta de desenvolvimento de um novo software, a princípio de maneira específica, desenvolvido internamente e coerente com os objetivos da Direção. Paula et al. (2008) já pesquisaram movimento semelhante na indústria de papel.
O sistema procura contemplar a empresa como um todo, dividido em módulos, onde cada módulo corresponde a uma área específica, fazendo a integração das informações (Quadro 6).
QUADRO 6 – Módulos do ERP em investigação.
Fonte: Autores.
Os módulos são baseados em práticas do dia a dia da empresa. O sistema é configurado para atender a necessidade de cada processo. Deste modo, com o ERP surge um novo conceito de planejamento dos recursos corporativos para a empresa estudada, proporcionado pelo acesso transparente aos usuários dos mais importantes dados e informações.
Interfaces com facilidade de uso simplificam o acesso às informações de forma autônoma, conferindo maior poder de decisão a operadores e gerentes. Ao mesmo tempo, objetiva aumentar os índices de motivação, produtividade e eficiência dos usuários. Busca-se ter na empresa com o ERP, maior visibilidade e controle sobre as operações da organização como um todo, automatizando as informações e a gestão financeira, além de gerenciar toda a cadeia de suprimentos. O sistema auxilia os processos de negócios de compras e logística para cobrir toda a extensão dos ciclos de negócios – desde requisições de compras até o faturamento - otimizando o fluxo de materiais.
O sistema ERP também permite que o setor de operações e a gerência acompanhem o desenvolvimento e o atendimento dos serviços. Pela sua capacidade de controlar e se adaptar aos processos internos, a solução automatiza todo a troca de informação na operação. Isso propicia a distribuição de serviços com melhor qualidade e maior produtividade, consequentemente, com maior satisfação do cliente, julga a gestão da empresa.
5. Impactos sobre a organização com o ERP
5.1 Mudanças tecnológicas
A maior mudança tecnológica é a própria utilização do sistema ERP. Como apontado por Saccol et al. (2011), esta perspectiva abrangente se fortalece uma vez que a adoção do sistema está relacionada com outras mudanças dessa mesma natureza. Houve incremento de microcomputadores, bem como o uso mais intenso da informática por pessoas que não tinham contato com essa ferramenta, inclusive no nível operacional. Estas mudanças tiveram relação direta com a melhoria na qualidade das informações disponíveis, parte pela unificação das informações que evitaram contradições de dados.
Disponibilidade de informações em meio eletrônico foi outra mudança sensível, minimizando a dependência de relatórios em meio físico, inclusive a nível gerencial. Percebeu-se uma melhoria na qualidade das informações quanto ao detalhamento e confiabilidade. O acesso às informações trouxe a necessidade de se investir em servidores (hardware). Porém, foi relatada a dificuldade para obtenção de relatórios gerenciais na mudança de sistemática de emissão de relatórios e customização, devido à necessidade específica de cada projeto.
Os processos de trabalho e as técnicas de gestão, também se destacaram como mudanças, principalmente devido à implementação dos processos via ERP. O sistema proporcionou melhoria no monitoramento dos processos. Por ser um sistema integrado de informações, o mesmo fornece rastreabilidade para o negócio. Além disso, torna-se mais ágil a detecção e resolução de problemas, agora de forma integrada.
Esta integração é considerada pelos gestores da empresa um dos melhores resultados com a adoção do sistema ERP, principalmente na área de Suprimentos, visto que, aproximou as atividades de desenvolvendo, de controle contábil e de administração. Novas técnicas gerenciais foram assumidas, como a unificação do planejamento e do suprimento.
As mudanças também foram percebidas quanto à produtividade. A empresa registrou melhoria em função da redução de mão de obra para realização das mesmas atividades. De todas as mudanças percebidas e assinaladas pela direção da empresa quanto ao desenvolvimento tecnológico, a que mais se destacou para a gestão foi o aumento do ritmo de trabalho.
As qualificações técnicas exigidas dos funcionários mudaram em função das mudanças que ocorreram em relação ao maior uso da informática. Houve geração de demanda para contratação de pessoas mais qualificadas e investimento em treinamento para o pessoal. A empresa passou a ser mais exigente quanto à qualificação e grau de escolaridade dependendo da área a ser desenvolvida. O conhecimento básico em informática passou a ser mais valorizado, assim como, o conhecimento do idioma inglês.
Pode-se resumir que as mudanças tecnológicas identificadas na empresa estudada, a partir da adoção do ERP e com base na estrutura de variáveis apontada por Saccol et al. (2011), atingiram os seguintes campos (Quadro 7):
QUADRO 7 – Mudanças tecnológicas identificadas na empresa pesquisada.
Fonte: Autores.
5.2 Mudanças estruturais
O sistema ERP auxiliou na comunicação inter e intraunidades, havendo uma redução nas consultas diretas e troca de informações verbais. Sendo assim, se destaca a melhoria de comunicação facilitando o trabalho em equipe.
Em vários setores houve acumulo de funções em alguns cargos, em decorrência da unificação de processos. Criaram-se novas funções e ocorreram algumas modificações na hierarquia, ou seja, a eliminação de um nível hierárquico em determinadas áreas, como exemplo, a unificação do setor Qualidade com o SMS (Segurança, Meio Ambiente e Saúde). Houve demissões de pessoas que não se adaptaram as novas tecnologias, no entanto, a empresa fez grandes investimentos em treinamentos para os funcionários sobre a nova forma de atuação.
A empresa registrou aumento no nível de controle do trabalho, pois a identificação dos responsáveis pelas ações ficou mais fácil. Contudo, houve aumento de autonomia para realização das tarefas e tomada de decisões, principalmente a nível operacional. A supervisão de diversos trabalhos foi transferida para o sistema por meio da rastreabilidade proporcionada pelo mesmo. Isto gerou um aumento de cobrança entre as áreas em função da interdependência.
Foi verificado que o grau de formalização aumentou, apesar da redução dos controles manuais e impressos. As rotinas de trabalho avaliadas como referências para execução das tarefas foram utilizadas como base para construção da estrutura de funcionamento do sistema, levando a maior padronização dos processos internos da empresa.
Pode-se resumir que as mudanças estruturais identificadas na empresa estudada, a partir da adoção do ERP e com base na estrutura de variáveis apontada por Saccol et al. (2011), atingiram os seguintes campos (Quadro 8):
QUADRO 8 – Mudanças estruturais identificadas na empresa pesquisada.
Fonte: Autores.
5.3 Mudanças comportamentais
A necessidade de aumento da responsabilidade na realização das atividades pelos funcionários se destacou, pois a alimentação do sistema depende de cada usuário. Mas, esta mudança demandou tempo e conscientização, apontam os gestores da empresa.
Verificou-se de forma mais intensa o aumento na autonomia de trabalho, mesmo a nível operacional, porém somente para decisões rotineiras. Na organização ainda existem algumas gerências centralizadoras, mesmo verificando que em alguns setores as decisões passaram a ser mais coletivas.
A demanda do sistema gera maior necessidade das pessoas pensarem na empresa como um todo. Esta mudança ainda não chegou a nível operacional, no entanto, percebeu-se um aumento da visão e preocupação com os clientes externos. Os funcionários estão mais atentos à necessidade de busca da compreensão do "porque" devem atingir seus objetivos.
Este aumento de compreensão da importância do atendimento aos objetivos gerou aumento na satisfação dos próprios funcionários, por se sentirem mais valorizados. Os usuários-chaves ganharam maior status na organização, sendo consideradas pessoas responsáveis pela disseminação do sistema. Da mesma forma, as pessoas com mais conhecimento do sistema foram valorizadas. A criatividade e inovação se destacaram como mudanças a partir da obrigatoriedade do uso das rotinas no sistema.
Habilidades e atitudes das pessoas foram mais exigidas, houve maior necessidade de disciplina na realização dos trabalhos pelos funcionários que utilizam o sistema. Verificou-se ser imprescindível por parte do usuário a exploração do sistema, consequentemente, os funcionários precisam ter mais curiosidade e iniciativa, desenvolvendo assim capacidade analítica. A capacidade de trabalho em grupo passou a ser mais valorizada, fazendo com que as pessoas interajam com maior intensidade. Da mesma forma, passou-se a exigir que as pessoas trabalhem de forma mais ágil e comprometida, afirma a Direção.
Pode-se resumir que as mudanças comportamentais identificadas na empresa estudada, a partir da adoção do ERP e com base na estrutura de variáveis apontada por Saccol et al. (2011), atingiram os seguintes campos (Quadro 9):
QUADRO 9 – Mudanças comportamentais identificadas na empresa pesquisada.
Fonte: Autores.
5.4 Análises dos resultados encontrados
É possível verificar que os resultados apontados nesta pesquisa se identificam com todos os grandes campos da estrutura de variáveis estudada por Saccol et al. (2011). O sistema facilitou a integração entre várias áreas da empresa. Os usuários operam uma mesma base de dados, ou seja, todos trabalham com a mesma informação. Após a implementação do ERP aumentou o controle sobre as informações, melhorando assim a visão de negócio e dando mais confiabilidade nas decisões. O ERP contribuiu em todos os setores da empresa para o desenvolvimento técnica dos funcionários, que se viram obrigados a buscarem aperfeiçoamento profissional.
As informações que antes eram tratadas em forma de banco de dados foram migradas para o ERP. Essa etapa foi processada pelo setor de TI juntamente com os usuários. Foram desenvolvidos módulos específicos para adaptar o sistema às necessidades da empresa. Com o sistema em funcionamento se ganhou em tempo para consolidação e processamento dos dados, a plataforma tecnológica utilizada pelo ERP é considerada produtiva, e permite o desenvolvimento mais rápido de qualquer rotina solicitada. Muitos processos de negócios que eram realizados de forma quase experimental ou sem padronização passaram a ser executados de acordo com as chamadas melhores práticas internas com o sistema ERP. Como exemplo, uma série de processos de controle e de conciliação, realizados manualmente, deixou de ser necessário com a integração entre os módulos do novo sistema.
Conforme relatos dos gestores da empresa objeto de estudo, com o novo sistema se percebeu a possibilidade de considerável redução no quadro de funcionários. Essa redução não pode ser atribuída exclusivamente à implementação do ERP, porém o mesmo teve papel importante neste caso. Em algumas funções encontravam-se pessoas que guardavam para si as informações sobre seu trabalho. Com a utilização do ERP as informações passaram a ser tratadas via sistema, o que possibilitou a democratização do conhecimento e diminuiu os inconvenientes gerados pela rotatividade do pessoal.
A alta rotatividade das pessoas no início dificultou algumas etapas do andamento da implementação, chegando a ser necessária a reciclagem completa dos usuários na utilização das ferramentas. O número de pessoas do setor TI para apoio ao processo e intensificação dos treinamentos foi aumentado para suprir as demandas. O que corrobora com as colocações de Wang et al. (2008) sobre a necessidade de capacitação das pessoas no que tange a lidar com as mudanças tecnológicas para se alcançar os resultados esperados com o uso do sistema ERP.
Em algumas áreas os funcionários ficaram sobrecarregados com o novo sistema, porque antes mesmo da implantação estar completa, já havia ocorrido corte de pessoal. Isso trouxe grande dificuldade, visto que as pessoas ficavam encarregadas de fazer seu trabalho e o das pessoas demitidas, tanto de maneira antiga como também com o novo formato de trabalho durante a transição. Contudo, segundo relatos e dados da empresa, há evidências de ganhos de produtividade em diversos setores.
Embora o processo de mudança tenha como base um software desenvolvido especificamente para a empresa pesquisada, identificam-se diversas semelhanças que podem ser encontradas em situações de adoção de sistemas comerciais. Segundo Wang et al. (2008), o sucesso do ERP é dependente do preparo das pessoas para a mudança, assim como, da capacidade de mútua adaptação entre fatores de tecnologia da informação e do ambiente organizacional. Nesta pesquisa parace não ter sido diferente, a resistência do grupo de funcionários às mudanças foi salientada pelas lideranças como a grande barreira a ser superada, exigindo dedicação da gestão para abordagens de preparação e envolvimento das pessoas na condução do processo de implementação. Julga-se que isso serviu como alicerce para o desenvolvimento dos outros elementos e aspectos necessários para as transformações internas provocadas na organização com o sistema ERP. Assim, em geral, quaisquer que seja a opção de ERP, projeto próprio ou comercial, o processo parece ser sempre complexo, árduo, demorado e de difícil planejamento e controle, envolvendo mudanças tecnológicas, estruturais e comportamentais, muito em função do impacto sobre as pessoas, atividades/processos/recursos e conceitos de gestão.
6. Conclusão
Entende-se que o trabalho atingiu seu objetivo de identificar e descrever os impactos com a implementação do sistema ERP sobre uma empresa do setor de Engineering, Procurement and Construction (EPC) buscando compreender as mudanças internas que sustentam a aplicabilidade do sistema integrado de gestão. Com o estudo abrangendo as áreas de Planejamento, Qualidade e Produção da empresa, foi possível encontrar evidências em todos os grandes campos da estrutura de mudanças organizacionais relacionados por Saccol et al. (2011), ou seja, mudanças na tecnologia de informação e na qualidade da informação, nas técnicas de gestão e processos de trabalho, nos serviços prestados e eficácia organizacional, na qualificação técnica das pessoas, mudanças quanto aos mecanismos de coordenação, nas partes básicas da organização, mudanças quanto aos parâmetros de desenho da organização, na cultura organizacional, nas habilidades e capacidades requeridas das pessoas, e mudanças quanto ao grau de motivação dos funcionários.
Durante a pesquisa, a resistência das pessoas à mudança foi considerada pelos gestores e diretores como o maior desafio ao longo do processo de desenvolvimento e implantação do ERP, exigindo assim grande esforço para contorná-la. Porém, com as adequações e ações aplicadas pela organização, o sistema integrado de gestão tornou-se aceito pelos usuários, que passaram a colaborar para o sucesso da implementação. Julga-se que tanto as mudanças tecnológicas, como as mudanças estruturais e comportamentais passam necessariamente pelo entendimento e aceitação das pessoas envolvidas. A aplicação de um sistema de informação, no caso o ERP, vai além da adoção ou desenvolvimento de um software, ou da ordem da alta direção. Parece que o conjunto pessoas-atividades-processos-recursos-gestão deve ser conduzido em harmonia para sustentar a aplicabilidade de um sistema integrado de gestão.
Os resultados desta pesquisa são válidos para este ambiente de estudo, não necessariamente podem ser encontrados em outras empresas ou outros setores de negócio. Cabem mais trabalhos semelhantes em outras firmas e/ou indúsrias para continuidade dos debates e visão das transformações internas nas organizações com o uso de sistemas ERP. Como sugestão para futuras pesquisas poderiam ser abordados: a influência e/ou a ligação entre os objetivos estratégicos da empresa com as mudanças tecnológicas, estruturais e comportamentais ocasionadas pela utilização de um sistema ERP, nas mais diversas áreas, tanto na manufatura com em serviços; ou ainda, evoluir sobre a relação das mudanças organizacionais com o uso de sistemas de informação e a resistência das pessoas à mudança.
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1 Universidade Luterana do Brasil – ULBRA, Brasil, robson1976@ibest.com.br
2 Universidade Luterana do Brasil – ULBRA, Brasil, macaliston@ulbra.edu.br