Espacios. Vol. 35 (Nº 7) Año 2014. Pág. 15

Plan estratégico y control de gestión para una gerencia consultora, orientado al incremento de la confiabilidad en sus proyectos

Strategic plan and control management for a consultant manager, in order to increase the reliability in their projects

Mercedes ORTIZ de Diaz 1; Karelys Tamara CORTEZ Brazón 2; Francisco Jose DIAZ ABREU 3

Recibido: 24/04/14 • Aprobado: 20/06/14

Contenido

• 1. Introducción
• 2. Metodología de construcción del modelo
• 3. Desarrollo de la investigación.
• 4. Conclusiones
• 5. Bibliografía

RESUMEN:
La Gerencia General de Estudios Integrados Faja Petrolífera del Orinoco es una organización perteneciente a Petróleos de Venezuela; cuya responsabilidad es crear los planes óptimos de explotación de los yacimientos de la Faja Petrolífera del Orinoco. Esta entidad, debido a la falta de una adecuada planificación estratégica presentaba deficiencias en su funcionamiento. Se diseñó un plan estratégico para orientar a la gerencia hacia el desarrollo efectivo de sus productos e incrementar la confiabilidad en los mismos. Para ello, inicialmente se estudió la situación actual de la gerencia por medio de entrevistas con los gerentes y líderes de proceso, para así poder identificar los focos problemáticos de la institución. Se reformularon la misión, visión y objetivos estratégicos de la gerencia para adaptarlos a su realidad. Este diagnóstico sirvió de base para la realización de las auditorías interna y externa, con lo cual se logró identificar y evaluar las fortalezas y debilidades bajo los lineamientos del PMBOK; mientras que las oportunidades y amenazas fueron halladas con la metodología de Strickland y Thompson. Con estos elementos se formularon, mediante las matrices IE y FODA, catorce estrategias viables para la organización. Finalmente, se diseñó un plan de acción para cada estrategia, detallando las actividades específicas para la consecución de las mismas; y se sugirieron indicadores de gestión para verificar el cumplimiento de cada estrategia planteada.
Palabras claves: Plan estratégico, control de gestión, PMBOK, plan de acción e indicadores.

ABSTRACT:
The "Gerencia General de Estudios Integrados Faja Petrolífera del Orinoco" is an organization belonging to "Petroleos de Venezuela S.A.", whose responsibility is to create the optimal exploitation plans of the deposits of the Orinoco Oil Belt. This entity, due to lack of proper strategic planning was deficient in its operation. A strategic plan designed to guide management towards effective development of their products and increase the reliability thereof. To do this, initially the current management situation was studied through interviews with managers and process leaders, in order to identify the trouble spots of the institution. Mission, vision and strategic objectives of management are reformulated to suit their reality. This diagnosis was the basis for the conduct of internal and external audits, which were able to identify and assess the strengths and weaknesses under the guidelines of the PMBOK, while opportunities and threats were found with the method of Strickland and Thompson. These elements are made by the IE and SWOT matrices, fourteen viable strategies for the organization. Finally, an action plan for each strategy was designed, detailing the specific activities to achieve them, and management indicators is suggested to verify compliance of each proposed strategy .
Keywords: strategic plan, management control, PMBOK, action plan and indicators.

1. Introducción

Está demostrado que las organizaciones exitosas poseen un factor común entre ellas: la toma de decisiones acertadas y la posterior medición de los efectos de estas decisiones en el desempeño de dichas compañías. Además de ello, los acelerados cambios que se han dado en los últimos años dentro de lo sociocultural, político y tecnológico, fueron situando a las empresas en entornos más globales y dinámicos en los que la competencia es cada vez más intensa. El ciclo de vida de los productos es más corto y que los factores de éxito no solo están relacionados a la minimización de costos, sino también a aspectos más subjetivos como la satisfacción del cliente, la innovación, la calidad, la flexibilidad, los plazos de entrega, entre otros. Por tal motivo, los teóricos de las diversas escuelas de negocios del mundo desarrollaron una gran cantidad de teorías tendientes a mejorar el manejo de la información dentro de las organizaciones con el fin de optimizar la toma de decisiones.

Dentro de la industria petrolera a nivel mundial, debido a la naturaleza de su negocio y lo dinámico del mercado, han sido probadas todas las teorías organizacionales existentes. En Venezuela, la empresa Petróleos de Venezuela S. A. (PDVSA) ha sufrido una serie de restructuraciones desde mediados de la década de los 90, en búsqueda de una estructura organizacional verdaderamente funcional para la organización. A raíz de la última reestructuración se creó la Dirección Ejecutiva de Exploración y Estudios Integrados de Yacimientos (DEXEIY), a la cual se encuentra adscrita la Gerencia General de Estudios Integrados Faja Petrolífera del Orinoco (GGEEIIFPO), cuya responsabilidad es crear los planes óptimos de explotación de los yacimientos de la Faja Petrolífera del Orinoco.

La GGEEIIFPO, fue creada oficialmente el 16 de Abril de 2012 y está conformada por ocho gerencias, siendo cuatro de ellas medulares y las otras cuatro habilitantes o de apoyo. Es considerada una gerencia netamente consultora; su función es diseñar los planes de explotación que posteriormente serán ejecutados por PDVSA Servicios Petroleros, Perforación o Producción. Por ser una organización nueva, requiere priorizar sus acciones para llegar a ser una entidad líder en su campo y reconocida dentro de PDVSA y en el exterior por la calidad de sus proyectos y planes de explotación. La organización ha definido su visión y horizonte deseable, pero no han establecido objetivos estratégicos o un plan de acción para alcanzar dicho horizonte.

La GGEEIIFPO enfrenta inconvenientes en la generación de los proyectos de explotación debido principalmente a retrasos en sus distintos procesos; ya que en ocasiones le es suministrada data primaria incompleta o algunas veces errada o desactualizada, lo que produce tardanzas en la generación de la información al constatarse los errores en el producto, provocando una verificación exhaustiva de los datos para comprobar su veracidad y lograr obtener datos más cercanos a la realidad. En otros casos, se producen desajustes respecto a los tiempos de entrega de los proyectos de explotación debido a demoras en la respuesta por parte de departamentos externos a la GGEEIIFPO que participan en la generación de dichos proyectos. Adicionalmente, la principal preocupación que presenta la Directiva de la GGEEIIFPO es que no poseen objetivos estratégicos claros planteados individualmente como gerencia general.

Con el objetivo de resolver esta problemática presente en la organización, se propuso la elaboración de un plan estratégico que permita la toma de decisiones acertadas, siguiendo metodologías claras en cada etapa, a saber: los lineamientos establecidos por Strickland y Thompson (2007) para la definición de la misión y visión; las sugerencias de Morrisey (1996) para la redacción de objetivos estratégicos, la metodología de David (2008) para la realización de la auditoría externa y la formulación y selección de estrategias, y los lineamientos del Project Management Institute (PMI) descritos en su PMBOK para la realización de la auditoría interna. Esta investigación finalizó con la propuesta de plan de acción e indicadores de gestión, no se contempló la ejecución de dichas propuestas ni su posterior evaluación.

Cabe destacar que es la primera vez que se realiza un plan estratégico con estas metodologías en la GGEEIIFPO, el que estará orientado a lograr que la organización ofrezca productos de calidad comprobada a sus clientes, y será diseñado pensando en los retos y la realidad específica de una organización consultora.

2. Metodología de construcción del modelo

TABLA 1: METODOLOGÍA UTILIZADA EN LA INVESTIGACIÓN.

Fuente: Elaboración Propia.

3. Desarrollo de la investigación.

Etapas de la investigación

Etapa 1. Descripción del sistema actual.

La Faja Petrolífera del Orinoco (FPO) se divide a nivel operacional en cuatro bloques, a saber: Ayacucho, Boyacá, Carabobo y Junín. Estos bloques se abarcan los estados Monagas, Anzoátegui y Guárico. Inicialmente, existía un departamento de Estudios Integrados en cada uno de los bloques que conforman la FPO. Debido al crecimiento y la envergadura de extensión e importancia Geopolítica de los departamentos que hacían vida en cada uno de ellos y al nivel de producción; surgió la necesidad de unificarlos en una sola entidad, creando así la GGEEIIFPO.

Dicha organización está compuesta de ocho subgerencias; cuatro de ellas medulares (Gerencia de Estudios Integrados de Yacimientos, Gerencia de Ingeniería de Perforación y Rehabilitación de Pozos, Gerencia de Esquemas de Explotación y Gerencia de Reservas) y cuatro de apoyo. (Gerencia de Administración de Personal Logística y Servicios, Gerencia de Contratación, Gerencia de Operaciones de Datos y Gerencia de Planificación Presupuesto Control y Gestión). La sede de la GGEEIIFPO se encuentra en el estado Anzoátegui.

La GGEEIIFPO se clasifica como una organización de grandes proporciones según el criterio del tamaño de las empresas; puesto que cuenta con 356 empleados aproximadamente. El negocio medular de la organización está orientado a las necesidades del consumidor: consiste en la correcta elaboración de los proyectos óptimos de explotación que se implementarán en el territorio de la FPO, a fin de maximizar racional y rentablemente las reservas de hidrocarburos, así como también el factor de recobro de la nación.

Como se mencionó, la GGEEIIFPO tiene cuatro procesos medulares y cuatro procesos de apoyo primario; y a través de la realización y análisis de los mapas de proceso se identificó que posee relaciones estrechas con otras gerencias de PDVSA, que se clasifican como apoyo secundario. Sus clientes y proveedores son variados, pero todos son pertenecientes a PDVSA.

Etapa 2. Reestructuración de la misión y visión

La Dirección Ejecutiva de Exploración y Estudios Integrados de Yacimientos (DEXEIY) posee una Misión y Visión estandarizadas que son aplicadas en todas las Gerencias Generales que están bajo su jurisdicción, y cada Gerencia General debe ajustarla según su criterio. Por lo tanto, se analizó la Misión actual y se sugirieron algunas mejoras. La Misión de la GGEEIIFPO es la siguiente:

"La Gerencia General de Estudios Integrados adscrita a la Dirección Ejecutiva de Exploración y Estudios Integrados de Yacimientos, es responsable de generar los planes óptimos de explotación de yacimientos de hidrocarburos, mediante la ejecución de estudios técnicos y evaluación de tecnologías para la Dirección Ejecutiva de Producción en las diferentes regiones de la Industria Petrolera Nacional."

Al evaluar la declaración de misión de la GGEEIIFPO se obtuvieron algunas deficiencias y se procedió a sugerir las mejoras pertinentes, quedando la misión de la siguiente manera:

"La Gerencia General de Estudios Integrados Faja Petrolífera del Orinoco es responsable de generar los planes óptimos de explotación de yacimientos de hidrocarburos, mediante la ejecución de estudios técnicos, y evaluación de tecnologías, orientado a la mejora continua de sus procesos; para satisfacer las necesidades de la Dirección Ejecutiva de Estudios Integrados y Yacimientos."

Por otro lado, la visión de la GGEEIIFPO se mantuvo intacta pues se consideró que está correctamente elaborada y en armonía con el negocio medular y la declaración de misión de la organización. La visión es la siguiente:

"Ser reconocida en el ámbito mundial como la organización líder en el desarrollo de estudios técnicos y aplicación de tecnologías Venezolanas de avanzada para la explotación de yacimientos de hidrocarburos".

Luego de evaluar y sugerir correcciones a las Declaraciones de Misión y Visión de la GGEEIIFPO, se logró completar la información necesaria para vislumbrar el panorama de la organización. El siguiente paso es la formulación de objetivos, a partir de los cuales se definirán posteriormente las estrategias. La GGEEIIFPO ya contaba con una lista de objetivos estratégicos, sin embargo muchos de ellos no cumplían con los lineamientos establecidos por Fred David. Por lo tanto se procedió a estudiar cada objetivo en conjunto con el Gerente del departamento involucrado, procurando así determinar el propósito real de dicho objetivo, y se depuró la lista inicial hasta obtener los siguientes objetivos estratégicos:

• Generar al menos el 85% de las localizaciones requeridas dentro del Plan Siembra Petrolera vigente, para Diciembre de 2019.
• Optimizar la gestión de los procesos medulares para Diciembre de 2015.
• Entregar a los clientes productos confiables, que cumplan los estándares del PMI, a partir de Diciembre de 2015.

Etapa 3: Auditoría externa e interna

Auditoría externa

Fuerzas económicas, políticas, gubernamentales, legales: Venezuela se encuentra sumida en políticas económicas que no están dando los resultados esperados, con un PIB casi nulo y el porcentaje de inflación más alto de su historia y de América Latina incluso, esto a la par de incertidumbres en el precio del petróleo; rubro de suma importancia para el país. Adicional a esto, hay presentes condiciones gubernamentales, políticas y legales muy complicadas que algunos han clasificado como hito histórico, por el bajo índice de estabilidad nacional que han producido. Para las compañías en general no es un panorama muy alentador, pero en lo que atañe a la GGEEIIFPO la variable preocupante es el precio del petróleo, pues su funcionamiento está muy ligado a éste.

Fuerzas sociales, culturales, demográficas y ambientales: por las variables estudiadas en el punto anterior, se han venido produciendo cambios en este aspecto; sobre todo en los factores educativos y demográficos del país. Es mucha la población profesional en edad productiva que se encuentra en un limbo laboral debido a la baja oferta y a la precariedad laboral de los empleos disponibles. Esto ha incrementado el número de jóvenes que eligen la migración como proyecto de vida, aunque no hay cifras oficiales al respecto. A estos factores se suman otros índices como el costo de la vida, la violencia, pobreza y situación sanitaria del país.

Fuerzas tecnológicas: El gobierno actual ha realizado numerosos esfuerzos para incrementar la tecnología en el país, a través de diversas iniciativas que procuran desarrollar productos tecnológicos en la región. Sobre todo en PDVSA se ha procurado llevar a cabo estos adelantos tecnológicos al realizar convenios con otros países para mejorar el funcionamiento de la empresa.

Fuerzas de la competencia: La GGEEIIFPO no posee competencia pues por ley el derecho a extraer, producir, refinar, o manipular el petróleo en general pertenece al estado, y éste se lo otorga a PDVSA. La GGEEIIFPO es la única que trabaja en el campo que indica su nombre. Cabe destacar que si posee paralelos; es decir, organizaciones dentro de PDVSA que realizan el mismo trabajo pero en áreas geográficas distintas. Ejemplo de ello es GGEEII – Oriente, organización con la cual se poseen estrechas relaciones. Los principales factores críticos detectados en la GGEEIIFPO fueron:

Tabla 2: Factores críticos encontrados en la auditoría externa

Fuente: Elaboración Propia

Al realizar la Matriz EFE la GGEEIIFPO obtuvo un resultado de 2,56. Esto revela que la organización tiene una respuesta promedio ante su entorno. Al analizar el contenido de la tabla, se observó que las oportunidades están siendo medianamente aprovechadas, mientras que las amenazas afectan de manera importante su desempeño. Se debe prestar especial atención a las oportunidades "PDVSA es una empresa estadal", "Bajo riesgo político nacional", "impulso gubernamental para la obtención de un título universitario" y "facilidad del venezolano para relacionarse con extranjeros sin ningún tipo de discriminación; pues aparentemente son las que más impactan de manera positiva el entorno de la GGEEIIFPO. Igualmente, es importante tener especial cuidado con las amenazas "Caída del precio del petróleo" y "Baja estabilidad nacional", pues según el análisis realizado son las que más pueden impactar a la GGEEIIFPO.

Auditoría interna

     Se aplicaron los lineamientos establecidos en el manual PMBOK por el PMI. En dicho manual se listan nueve áreas de gestión que deben tenerse en cuenta en las gerencias que diseñan proyectos. Se diseñaron encuestas con preguntas orientadas a describir el estado de la GGEEIIFPO según las nueve áreas de gestión antes mencionadas; dichas encuestas fueron aplicadas en la GGEEIIFPO de acuerdo a los diferentes niveles organizacionales y su relación con el área en específico a ser estudiada (Gerencia General, Subgerentes, líderes de proceso). Los factores críticos encontrados en la GGEEIIFPO a partir del análisis de las encuestas aplicadas son:

Tabla 3: Matriz de Evaluación de Factor Interna (EFI)

Fuente: Elaboración Propia.

La realización de la matriz EFI arrojó un resultado de 1,78. Esto revela que internamente la GGEEIIFPO está desenvolviéndose con un rendimiento menor al promedio. Las debilidades más importantes que presenta son "Actualmente no hay cultura de calidad en la gerencia", "Ausencia de planes de gestión de las diferentes áreas del conocimiento estipuladas por el PMBOK" y "Ausencia de planes de auditoría para verificar el cabal cumplimiento de los procedimientos e instrucciones". Por otro lado, la fortaleza más importante para la GGEEIIFPO es "Los requisitos del servicio de cada gerencia se encuentran identificados, pero no han sido documentados en todas". Esta se encuentra seguida por: "La GGEEIIFPO cuenta con el capital de trabajo requerido", "La GGEEIIFPO ha definido su organigrama y descripción de puestos de trabajo" y "Existe coordinación entre los distintos departamentos que participan en el proyecto."

Al analizar los resultados fue notorio que la GGEEIIFPO tiene fortalezas que pueden ser encauzadas para corregir las debilidades que presenta, pues tiene los requisitos básicos necesarios para ello. Las auditorías revelaron que la falla principal que presenta la GGEEIIFPO es de gestión y control, puesto que posee los recursos necesarios para funcionar, está correctamente estructurada a nivel de organigrama y descripción de puestos de trabajo, y a pesar de ello no se obtienen los resultados esperados.

Etapa 4: Formulación, evaluación y selección de estrategias 

Luego del análisis de las matrices EFE y EFI se realizó la matriz FODA, resultando las estrategias descritas a continuación:

TABLA 4: ESTRATEGIAS A IMPLEMENTAR.

Fuente: Elaboración Propia.

Etapa 5: Planes de acción e indicadores

Para cada una de estas estrategias se elaboró un plan de acción con su correspondiente secuencia de actividades. A partir de dichas estrategias se diseñaron indicadores para cada una, a fin de determinar de manera rápida y precisa si las estrategias fueron aplicadas y poder medir los resultados obtenidos.

A continuación se muestra la tabla de indicadores

Tabla 5: Indicadores propuestos

Fuente: Elaboración Propia.

4. Conclusiones

Del diagnóstico de la situación actual, se pudo constatar que la GGEEIIFPO poseía una estructura básica definida, y las bases necesarias para elaborar una planificación estratégica. Pero al ser una entidad relativamente nueva, no existía aún un marco estratégico formal que le diera un norte. Existían objetivos pero estos no estaban correctamente formulados, por lo cual la GGEEIIFPO no contaba con metas claras establecidas. También tenía problemas graves relacionados con la gestión de los proyectos, siendo esta la principal preocupación de la gerencia.

Con la auditoría externa se analizaron todos los factores presentes en el ambiente donde existe la GGEEIIFPO, y el resultado reveló que el ambiente es estable, y que la entidad tiene una respuesta promedio ante su entorno. También se constató que se están aprovechando medianamente las oportunidades y que las amenazas afectan de manera importante su desempeño puesto que no se realizan acciones para minimizarlas. La oportunidad que obtuvo más peso fue "PDVSA es una empresa estadal" y la amenaza que puede afectar más la GGEEIIFPO es "Caída del precio del petróleo".

Posteriormente se efectuó la auditoría interna, aplicando los conceptos del PMBOK. Se detectaron los aspectos críticos de la GGEEIIFPO y se obtuvo  una puntuación de 1,78. La organización tiene importantes fortalezas de las que puede valerse para afrontar las debilidades mayores que presenta, que según el análisis corresponde a que "Actualmente no hay cultura de calidad en la gerencia", lo cual afecta directamente el objetivo general de esta investigación. Se observó también que la fortaleza más importante para la GGEEIIFPO es que "Los requisitos del servicio de cada gerencia se encuentran identificados, pero no han sido documentados en todas". Con esto se constató que la falla principal que presenta la entidad es de gestión y control.

La matriz FODA reveló que la GGEEIIFPO cuenta con los recursos necesarios para una mejora substancial en poco tiempo, pero acompañada de un gran esfuerzo por parte de sus empleados. Surgieron catorce estrategias que permitirán agregar valor a los planes de explotación desarrollados en la GGEEIIFPO, principalmente al incrementar la confiabilidad de los mismos. Igualmente se desarrollaron catorce planes de acción, uno para cada estrategia, los cuales se encuentran principalmente bajo la responsabilidad de la Gerencia general y los gerentes de proceso. Por último establecieron indicadores de gestión para cada estrategia, a fin de lograr información oportuna sobre el avance obtenido en la aplicación de las estrategias.

Bibliografía

ALCESTE V., (2009).Plan estratégico para el Departamento de contabilidad de la Alcaldía del Municipio El Morro "Lic. Diego Bautista Urbaneja, Trabajo de Grado, Ingeniería de Sistemas, Universidad de Oriente, Anzoátegui, Venezuela

ARIAS, F. (1999). El Proyecto de Investigación. Guía para su elaboración. 2da Edición. Caracas. Editorial Episteme.

CAMEJO, J. (10 de Diciembre de 2012). Definición y características de los indicadores de gestión empresarial. Recuperado el 01 de Marzo de 2014, de Grandes Pymes: http://jcvalda.wordpress.com/2012/12/10/definicion-y-caracteristicas-de-los-indicadores-de-gestion-empresarial/

CARRILLO M, y GONTSCHARENKO N., (2009).Diseño de un plan estratégico para el Departamento de Ingeniería Mecánica del Núcleo Anzoátegui de la Universidad de Oriente, Trabajo de Grado, Ingeniería de Sistemas, Universidad de Oriente, Anzoátegui, Venezuela

DAVID, F. R. (2003). Conceptos de Administración Estratégica. México: Prentice Hall.

DONNELLY , J. H., Gibson, J. L., & Ivancevich, J. M. (1994). Fundamentos de Dirección y Administración de empresas. Buenos Aires: Addison-Wesley Iberoamericana, S. A.

FRANKLIN, E. (2004). Organización de Empresas (Segunda ed.). Mc Graw Hill.

GIAMPAOLI G., (2012).Diseño de un cuadro de mando integral para la Gerencia de Ingeniería de Perforación y Rehabilitación de Pozos, Gcia. Gral. EEII Oriente, Dirección Ejecutiva de Exploración y Estudios Integrados, PDDVSA, Maturín, Estado Monagas, Trabajo de Grado, Ingeniería de Sistemas, Instituto Universitario Politécnico Santiago Mariño, Monagas, Venezuela

PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE. (2008). Guía de los Fundamentos para la dirección de proyectos (Cuarta ed.). Pennsylvania, Estados Unidos de América: PMI Publications.

MARCANO A., (2006).Formular un plan estratégico de la gerencia técnica de plantas piloto de PDVSA-INTEVEP, Trabajo de Grado, Gerencia de Proyectos, Universidad Católica Andrés Bello, Distrito Capital, Venezuela

MORRISEY G., (1996). Planeación táctica (Primera ed.). México: Prentica Hall Hispanoamericana.

PETRÓLEOS DE VENEZUELA. S. A.  (2012). Faja Petrolífera del Orinoco. Plan Tecnológico . Puerto La Cruz, Anzoátegui, Venezuela.

SELVA V., y GUEVARA M., (2005).Lineamientos para mejorar la cultura organizacional en el ambulatorio Dr. José María Vargas. Maturín-Monagas, 2004-2005, Trabajo de Grado, Licenciatura en Gerencia de Recursos Humanos, Universidad de Oriente, Monagas, Venezuela

1 UNIVERSIDAD DE ORIENTE. Mercedesortiz04@yahoo.es
2 UNIVERSIDAD DE ORIENTE. cortezkarelys@gmail.com
3 UNIVERSIDAD DE ORIENTE