Espacios. Vol. 34 (9) 2013. Pág. 1

Compartilhamento de Conhecimento: aspectos do espaço físico de trabalho colaborativo para compartilhar conhecimento em uma empresa pública

Knowledge Sharing: aspects of collaborative work space to share knowledge in a public company

Isamir Machado de CARVALHO 1, Carlos Eduardo Pereira CARPES 2 y Neri dos SANTOS 3

Recibido: 29-05-2013 - Aprobado: 14-08-2013

Contenido

• 1. Introdução
• 2. Procedimentos metodológicos
• 3. Aspectos do Espaço Físico de Trabalho Colaborativo
• 4 – Aspectos do Compartilhamento de Conhecimento
• 5. Verificação empírica: estudo de caso de uma empresa pública
• 6. Discussões
• 7. Considerações Finais
• Referências

RESUMO:
Este artigo descreve aspectos do espaço físico de trabalho colaborativo para o compartilhamento de conhecimento em uma empresa pública. A estratégia de investigação adotada foi a de estudo de caso (YIN, 2010). A motivação para este estudo foi a busca de embasamento teórico visando fundamentar a técnica ou ferramenta “espaço físico de trabalho colaborativo” relacionada ao “compartilhamento de conhecimento”. Considerou-se o entendimento que espaço físico é onde as interações humanas ocorrem e, se bem concebido, pode apoiar os processos de criação, compartilhamento e aplicação de conhecimento (YOUNG, 2010). A partir da literatura obtiveram-se entendimentos sobre os termos adotados. Para verificação empírica foi analisada empresa pública que adota a prática institucionalizada de trabalho cooperado. A contribuição deste artigo é a constatação de que a nova lógica das atividades de grupos de trabalho estabelecida por meio do trabalho cooperado torna formal a participação das pessoas nas discussões de problemas específicos, promove o compartilhamento de conhecimentos e de recursos, instituído por meio de estruturas em espaço físico colaborativo. Para estudos futuros, recomenda-se a análise das percepções dos coordenadores dos grupos de trabalho cooperado e a verificação dos resultados alcançados por tais grupos no decorrer do tempo. Também se recomenda comparar a outras organizações que tenham implantado práticas semelhantes visando identificar facilidades e dificuldades, de modo a apoiar organizações que tenham interesse em programar seus espaços colaborativos.
Palavras-chave: espaço físico de trabalho colaborativo, compartilhamento de conhecimento, Gestão do Conhecimento, trabalho cooperado, interações humanas.

ABSTRACT:
This article describes aspects of the physical space for collaborative knowledge sharing in a public company. The research strategy adopted was the case study (Yin, 2010). The motivation for this study was the search for theoretical aiming establish a technique or tool “collaborative space” related to “knowledge sharing”. It was felt that understanding the physical space where human interaction is occurring and, if well designed, can support the processes of creating, sharing and applying knowledge (Young, 2010). From literature search yielded insights about the terms used. For empirical testing was analyzed public company that adopts the institutionalized practice of cooperative work. The contribution of this paper is the finding that the new logic of the activities of working groups established through formal cooperative work makes people's participation in discussions of specific problems, promotes the sharing of knowledge and resources established through structures in collaborative space. For future studies, it is recommended to analyze the perceptions of the coordinators of the working groups cooperated and verification of results achieved by these groups over time. It is also recommended to compare to other organizations that have implemented similar practices to identify strengths and difficulties, to support organizations that are interested in scheduling their collaborative spaces.
Keywords: physical space for collaborative work, knowledge sharing, knowledge management, cooperative work, human interactions.

1. Introdução

Nas últimas décadas, práticas de Gestão do Conhecimento (GC) têm sido cada vez mais adotadas pelas organizações. Caracterizadas por atividades que podem ser realizadas com e sem tecnologias, as práticas se utilizam de métodos, ferramentas e técnicas suportadas por variados elementos, alguns simples e outros mais complexos, uns temporários e outros mais duradouros, tradicionais e inovadores. Pode-se citar Comunidade de Práticas, Narrativas, Lições Aprendidas, Brainstorming, Redes Sociais, Repositórios de Conhecimento, dentre outros, conforme aponta Young (2010). Entretanto, apesar das tecnologias disponíveis, as organizações também utilizam espaços físicos buscando a colaboração das pessoas para o alcance de resultados pretendidos. Assim, as organizações não necessariamente precisam utilizar a Tecnologia da Informação (TI) para transformar espaços físicos em ferramentas de colaboração.

De acordo com Young (2010) a concepção de espaços físicos de trabalho para apoiar o compartilhamento de conhecimento varia e depende do tipo de interação que a organização necessita. Para o autor, compartilhar, criar ou aplicar o conhecimento, normalmente, as pessoas interagem entre si por meio da comunicação face a face, discussões, diálogo ou questionamentos. 

Publicação da Asian Productivity Organization (APO) apresenta estudo de caso que faz menção ao equilíbrio entre o virtual e a abordagem face a face nas organizações. Baseia-se no fato de que a maioria do conhecimento que existe na organização é tácito e, desta forma, um bom repositório deve conter o conhecimento explícito e o tácito (baseado nas pessoas) que estejam disponíveis, sob demanda, para toda a organização. O argumento é reforçado pela necessidade de se criar um locus dinâmico de aprendizagem que é em parte física e em parte virtual. O espaço físico para reuniões face a face pode fomentar a abertura e a confiança entre os funcionários, pois é uma forma de abordagem mais efetiva para o compartilhamento de conhecimento tácito. Uma organização precisa encontrar o equilíbrio entre ambas as abordagens para que funcionem bem em seu contexto único e particular (BUNYAGIDJ, 2008).

A configuração de um espaço físico de trabalho dispõe de elementos e dispositivos que estimulam o pensamento criativo. Um projeto de ambiente físico deve suportar a finalidade da atividade, tal como, redação de um jornal, centro cirúrgico ou sala de situação.

Este artigo descreve aspectos do espaço físico de trabalho colaborativo para o compartilhamento de conhecimento em uma empresa pública. A estratégia de investigação adotada foi a de estudo de caso (YIN, 2010). A motivação foi a busca de embasamento teórico visando fundamentar a técnica ou ferramenta “espaço físico de trabalho colaborativo” relacionada ao “compartilhamento de conhecimento”. A partir de busca sistemática na literatura e busca dirigida foram obtidos entendimentos sobre os termos. Isto porque pensar em algo não relacionado à Tecnologia da Informação (TI) parecia sem propósito. Para este artigo considera-se a definição que espaço físico “é onde as interações humanas ocorrem e, se bem concebido, pode apoiar os processos de criação, compartilhamento e aplicação de conhecimento” (YOUNG, 2010, p.25). O objetivo deste estudo é identificar aspectos do “espaço físico de trabalho colaborativo” e do “compartilhamento de conhecimento”, e identificar como o espaço físico de trabalho colaborativo apoia o compartilhamento de conhecimento. A verificação empírica foi analisada em uma empresa pública que adota prática institucionalizada de trabalho cooperado.

Nas próximas seções são apresentados os procedimentos metodológicos, os resultados encontrados, o estudo de caso, as discussões a partir da análise realizada, e as considerações finais

2. Procedimentos metodológicos

A estratégia de investigação adotada foi a de estudo de caso (YIN, 2010). Foi realizada busca sistemática da literatura dos termos referentes ao tema. Para o termo “compartilhamento de conhecimento” a base de dados pesquisada foi a Scopus, período 1992 a 2011, todas as áreas, todos os tipos de documentos. Foram feitas buscas com os descritores "knowledge management" e"knowledge sharing" tendo sido obtidos 2.743 documentos. Para este estudo foram selecionados para análise os 12 mais citados, sendo que destes 9 artigos em texto completo disponível e apenas 6 artigos apresentaram pertinência a este estudo (tendo o primeiro 565 citações e o sexto artigo 107 citações).

Para o termo “espaço físico de trabalho colaborativo” a base de dados utilizada foi a Web of Science, período 1956-2010, área Science Citation Index Expanded (SCI-EXPANDED) e Social Sciences Citation Index (SSCI), refinadopor artigos. Na primeira busca utilizou-se os descritores “Collaborative Physical Workspace” tendo sido obtido resultado zero.  Percebeu-se que o termo procurado não está consolidado na literatura, e se refere a uma técnica específica de Gestão do Conhecimento. Então, para avaliar a frequência dos termos na literatura foi feita segunda busca utilizando-se o descritor “Workspace*” (2.777 artigos) e para filtrar estes artigos utilizou-se o descritor “Collaborative*” (147 artigos), e depois se utilizou o descritor “Physical*” (8 artigos). Dos 8 artigos obtidos, 6 tinham texto completo disponível, e apenas 4 artigos indexados em periódicos da área. Nova busca realizada utilizou termos semelhantes visando identificar os mais frequentes e pertinentes à temática pesquisada. Desta vez, foram utilizados os descritores COLLABORATIVE (Collaborat* - Collaborate, Collaborative, Collaboration, Cooperative, Group, Team, Collective, Shared); PHYSICAL; e WORKSPACE (Space, WorkPlace, Place, Enviroment, Workstations, Stations, Office). Os resultados permitiram a seleção de outros termos apropriados para esta pesquisa.  Buscou-se a combinação dos descritores Space* and Team* and Collaborat* tendo sido obtidos 151 artigos. Destes foram selecionados os 50 artigos mais citados e os indexados em periódicos de áreas afins tendo sido obtido 6 artigos.  Assim, obteve-se 10 artigos para análise em texto completo disponível para este estudo (tendo o primeiro artigo 50 citações e o décimo 4 citações no período de 1993 a 2010).

Além destes 16 artigos selecionados, a partir de busca dirigida foram analisados mais 5 artigos sobre espaço físico e 7 artigos sobre compartilhamento de conhecimento para realizar este estudo de caso.

Para a coleta dos dados foram utilizadas como fontes e instrumentos: entrevista e análise de documentos organizacionais (YIN, 2010). A entrevista foi do tipo aberta tendo sido adotado o entendimento que espaço físico é onde as interações humanas ocorrem e, se bem concebido, pode apoiar os processos de criação, compartilhamento e aplicação de conhecimento, conforme Young (2010). Para verificação empírica foi investigada uma empresa pública brasileira que adota a prática institucionalizada de trabalho cooperado. Trata-se do SERPRO, empresa de Tecnologia da Informação e Comunicação (TIC), vinculada ao Ministério da Fazenda, do governo do Brasil. A entrevista foi realizada no mês de outubro de 2010 e a análise de documentos em novembro de 2010 e complementada em janeiro de 2011. Considerando o nível de análise organizacional, o público alvo foi a pessoa responsável pela implantação da prática na organização. O tratamento e a análise dos dados visaram descrever as evidências dos aspectos do espaço físico de trabalho colaborativo relacionado ao compartilhamento de conhecimento. A discussão da entrevista, a análise dos documentos e da literatura apontam os principais resultados para atender aos objetivos da pesquisa. Dentre as limitações destaca-se a entrevista restrita, apesar do acesso irrestrito aos documentos para levantamento de informações. A participação de outros envolvidos poderia permitir mais descobertas dos aspectos investigados.

A seguir são descritos resultados deste estudo relativos aos aspectos do espaço físico de trabalho colaborativo encontrados na literatura. Na sequencia seguem os aspectos relativos ao compartilhamento de conhecimento.

3. Aspectos do Espaço Físico de Trabalho Colaborativo

A palavra “espaço” é no seu primeiro significado uma região com uma, duas ou três dimensões, ditas respectivamente: extensão, superfície e volume, dentro da qual se localiza um ponto. Pode significar extensão indefinida, mas de modo diferente, representar um lugar delimitado que pode conter alguma coisa (dicionário Larrousse da Língua Portuguesa). Enquanto que a palavra “colaboração” é definida como o processo de construção e manutenção de uma concepção compartilhada de um problema ou tarefa, distribuição de responsabilidades entre os membros de um grupo, partilha de conhecimentos, e construção e negociação cognitiva (Roschelle, 1992). Logo, a formação do termo “espaço colaborativo” denota um lugar em que as pessoas participam de um processo. Ao se agregar os termos “espaço físico de trabalho” se caracterizam os locais nas organizações onde as pessoas interagem para desenvolverem atividades. 

Na década de 1970, alguns estudos já discutiam a respeito dos espaços físicos. Segundo Lee (1977), os edifícios são construídos para as pessoas e algumas delas somente os contemplam e outras vivem e trabalham neles. Os edifícios das escolas, hospitais e residências podem ser belos para os olhos, mas complicado para quem vive neles, caso não se defina de forma correta as funções que deveriam desempenhar para quem os utiliza. No planejamento dos espaços com forte determinismo ambiental supõe-se que a vida das pessoas possam ser influenciadas por decisões planejadas sobre o meio ambiente, pois se poderia dispor e distribuir as unidades em relação umas com as outras controlando prioridades. A tarefa dos psicólogos ambientais que estudam o aprendizado é identificar condições sobre as quais os elementos físicos e não físicos do arranjo da sala se combinam resultando em uma melhora do aprendizado (CANTER, 2001).

A capacidade dos funcionários de trabalhar em ambientes de equipes tem sido enfatizada para garantir que o ambiente de trabalho suporte novos estilos com locais flexíveis de trabalho (BECKER, 2002). Para acomodar as rápidas mudanças, mantendo ou  melhorando os resultados, de acordo com Lee e Brand (2005), as organizações estão cada vez mais se transformando em uma versão de equipes de trabalho, como por exemplo, cross-functional teams e self-managing work groups. Os locais de trabalho abertos têm sido vistos como necessários a prestação desta flexibilidade, vez que oferecem acesso interpessoal e facilidade de comunicação em relação aos completamente fechados. Esforços têm sido feitos para atenuar problemas em escritórios abertos e facilitar melhor comunicação e colaboração. Novos conceitos alternativos de escritórios oferecem flexibilidade em termos de liberdade de escolher a hora e o local para realizarem o trabalho, tanto dentro e fora do escritório. Ainda, os autores afirmam que, em geral, características do ambiente, incluindo o ruído, iluminação, temperatura, existência de janelas e outros, sugerem que tais elementos do ambiente físico influenciam as atitudes, comportamentos, satisfação e desempenho dos trabalhadores. Aspectos do espaço físico de trabalho colaborativo são apresentados no Quadro 1

Quadro 1
Aspectos do Espaço Físico de Trabalho Colaborativo

Fonte: elaborado pelos autores.

Adicionalmente, Rao (2005) explica que profissionais e especialistas de Gestão do Conhecimento (GC) foram contatados para narrar a história de suas práticas de Gestão do Conhecimento. Foram descritas as ferramentas utilizadas, seus objetivos, arquitetura, escolha e concepção de ferramentas, capacitação, questões culturais, uso da ferramenta, mitos e impactos, aprendizados, e recomendações para outros profissionais de GC. O autor aponta que o crescimento de ferramentas de TI para GC está levando a uma mudança de pensamento nas empresas, e bases de conhecimento explícito estão sendo percebidos cada vez mais importantes. Trabalhadores do tipo analistas fazem uso de TI com mais frequência e têm uma forte tendência para construir novas ideias através do pensamento individual. Porém, aponta ser necessário que as empresas aumentem suas áreas de interações humanas, incluindo o espaço virtual, a fim de melhorar o processo de criação de conhecimento. Rao (2005) argumenta que a chave é aprender a importância da uniformidade entre o espaço físico e o virtual para trabalhadores do conhecimento.

Um bom ambiente físico de trabalho, de acordo com Young (2010), não significa escritório de luxo que as pequenas e médias empresas raramente pagariam. Em vez disso, trata-se de entender como as pessoas interagem ou criam, utilizam e compartilham o conhecimento, e assim projetar o ambiente físico para suportar tais atividades humanas. Por que usar o espaço físico de trabalho como ferramenta ou técnica de Gestão do Conhecimento? O autor argumenta que o espaço físico de trabalho é assim considerado porque, significa, literalmente, as configurações em que efetivamente se trabalha ou simplesmente os aspectos físicos do escritório. Geralmente ocorre interação entre as pessoas por meio da comunicação face a face, discussões, diálogos, ou simplesmente se faz uma questão. Young (2010, p.25) propõe que se pode pensar: “Temos mesas para todos, salas de reuniões internas, e espaço para falar de negócios. O que mais precisamos?”. Espaço físico de trabalho é muito mais que isso, argumenta o autor, e aponta alguns exemplos de projetos de área de trabalho de apoio às atividades relacionadas ao conhecimento, quais sejam:

- Espaço aberto para interações ad-hoc ou interações informais: trabalhadores interagem naturalmente, quando necessário. Às vezes, porém, interações inesperadas geram bons resultados. O espaço aberto é uma boa alternativa, incentiva tais interações informais entre os empregados, ou mesmo entre funcionários e clientes.

- Espaço para colaboração em equipe: a maioria das empresas tem salas de reuniões, no entanto, uma sala de reunião não é necessariamente um bom lugar para colaboração em equipe. Qualquer bom espaço colaborativo tem muitos pequenos dispositivos, por exemplo, as paredes de um ambiente podem apoiar colaboração significativa: as informações e dados podem ser colocados em paredes para ajudar a visualizar o contexto de um projeto. Não é preciso  investir em Tecnologia da Informação (TI), mas simplesmente usar papéis e ímãs para transformar paredes em ferramentas de colaboração.

- Espaço para prototipagem: ideias só podem se transformar em valor quando são postas em ação. O autor questiona se a organização tem um espaço físico para isso. Argumenta que o espaço para prototipagem é onde as pessoas podem experimentar suas ideias. Na indústria de transformação, provavelmente será preciso alguns equipamentos de prototipagem rápida que sujam a sala.

Todavia, produzir um espaço de trabalho criativo, segundo Young (2010), nem sempre conduz à criação de conhecimento, mas poderá se os membros que utilizam o espaço compreenderem e tornarem-se entusiasmados com o conceito de como trabalhar no ambiente. É necessário discutir a forma como eles querem trabalhar e como o espaço físico pode suportar o modo de trabalho entre os membros que utilizam o espaço. Um bom começo é observar como os funcionários estão realmente trabalhando para encontrar oportunidades de apoiar os seus comportamentos, afirma o autor.

Nota-se que o espaço físico requer artefatos que apoiem o desenvolvimento de atividades de grupos de trabalho nas organizações, além do acréscimo de espaços virtuais para promover interações mais amplas.

4. Aspectos do Compartilhamento de Conhecimento

Compreender o que significa compartilhamento de conhecimento é uma tarefa desafiadora. Pode parecer simples a primeira vista, mas se torna complexa a medida que apresenta diferentes e múltiplas relações. A literatura apresenta diversas abordagens, contudo, nem sempre estabelecem definições ou conceitos, mas entendimentos que envolvem o que é conhecimento e informação e porque compartilhar conhecimento.

Na década de 1990, alguns estudiosos já explicavam como o compartilhamento de conhecimento ocorre nas organizações. Talvez esta seja uma das primeiras definições encontrada na literatura - compartilhamento de conhecimento é a transferência útil do saber e informação em toda a empresa (Appleyard, 1996). Esta definição surge de estudo em uma indústria de semicondutores que identifica como o fluxo do conhecimento perpassa a empresa, apresenta mecanismos de compartilhamento de conhecimento caracterizando o uso do conhecimento em restrito e irrestrito; em público e privado. De modo semelhante, pode ser entendido como sendo a prestação ou recebimento de informações de tarefa, know-how e comentários sobre produto ou procedimento (HANSEN, 2002).

Iniciativas de Gestão do Conhecimento, de diferentes modos tentam promover o compartilhamento do conhecimento por meio de ideias e experiências, em qualquer forma que seja entre indivíduos e grupos (Cabrera e Cabrera, 2002).

Abordagens acerca do compartilhamento de conhecimento envolvem o conhecimento tácito e o compartilhamento explícito, em espaços físicos e virtuais, sendo oportuno compreender os tipos de conhecimento considerados e o contexto no qual se inserem. O conhecimento tácito é aquele que está na cabeça das pessoas, difícil de ser explicitado (NONAKA; TAKEUCHI, 1997). É considerando relevante por Bock et al (2005) que abordam os fatores que apoiam e inibem os indivíduos no compartilhamento de conhecimento; Hansen (2002) que descreve o compartilhamento em redes de conhecimentos; Tsai (2002) que trata da rede intraorganizacional. Por sua vez, o conhecimento explícito é aquele que está nos manuais, repositórios ou registrado em algum meio físico (NONAKA; TAKEUCHI, 1997). As seguintes pesquisas  consideram relevante o conhecimento explícito: Nan (2008) ao discutir a assimetria de informação; Im e Raí (2008) que exploram o conhecimento no relacionamento entre parceiros no longo prazo; e Vorakulpipat e Rezgui (2008) que discutem o compartilhamento de conhecimento no modelo de gerações de Gestão do Conhecimento.

No estudo de caso da Toyota, Dyer e Nobeoka (2000) apontam como é facilitado o compartilhamento de conhecimento interorganizacional dentro e fora de sua rede de produção e destacam a identificação de rotinas institucionalizadas de compartilhamento de conhecimento.

De outro modo, benefícios do compartilhamento de conhecimentos interunidades são apontados em empresas (HANSEN, 2002). Projetos em divisões com pequenas redes para outras divisões que possuíam conhecimentos relacionados indicam a obtenção de mais conhecimento de outras divisões e que foram concluídos mais rápidos. Provavelmente por causa dos benefícios resultantes de buscas de conhecimento para equipes de projeto nesta rede.

Grupos de trabalho exercem efetivas trocas de conhecimentos e de informações, know-how e feedback com clientes, especialistas da organização, e outros de fora do grupo, aponta Cummings (2004). O argumento é que o valor dos aumentos de compartilhamento de conhecimento acontece quando grupos de trabalho são estruturalmente diversos. Um grupo de trabalho estruturalmente diverso é aquele em que os membros, em virtude de suas diferentes filiações organizacionais, papéis ou posições, expõem fontes únicas de conhecimento (Cummings, 2004).

Uma teoria da reutilização do conhecimento é abordada por Markus (2001). A ênfase é dada aos sistemas de Gestão do Conhecimento e repositórios de conhecimento, também denominados de sistemas de memória organizacional. Tipos de situações de reutilização de conhecimento envolvem diferentes "reutilizadores" do conhecimento (produtores de trabalho compartilhado, praticantes de trabalho compartilhado, novatos em busca de expertise, e mineradores de conhecimento secundário). Estes são diferenciados pela “distância do conhecimento" entre aqueles que têm o conhecimento e aqueles que não têm. O desafio é definir o que precisa ser feito para tornar os repositórios úteis para os diferentes tipos de "reutilizadores" de conhecimento. Estes podem estar pertos ou longe daqueles que produzem conhecimento, quando a distância é mensurada em termos de conhecimento compartilhado. Mais próximos são aqueles que realmente produzem o conhecimento enquanto trabalham em um produto de trabalho compartilhado. Há pelo menos dois tipos de produtores de trabalho compartilhado: grupos de trabalho homogêneo (por exemplo, equipes de desenvolvimento e apoio de software, médicos em prática médica) e equipes multifuncionais (por exemplo, as equipes de desenvolvimento de novos produtos e equipes de projetos de consultoria). Cada tipo de "reutilizador" tem exigências diferentes para repositórios de conhecimento. Devido à forma como os repositórios são criados, os requisitos podem não ser atendidos e os “reutilizadores” permanecem insatisfeitos. As soluções incluem o uso cuidadoso de incentivo e de intermediários humanos e técnicos (Markus, 2001:57-59).

Deste modo, abordagens envolvendo a definição de conhecimento, os tipos de conhecimento, se tácito ou explícito, mostram entendimentos sobre compartilhamento de conhecimento. Também exemplos de compartilhamento de conhecimento - em rede (DYER; NOBEOKA, 2000), em interunidades (HANSEN, 2002), em grupos de trabalho (CUMMINGS, 2004), e reutilizadores de conhecimento (MARKUS, 2001) - apontam como ocorre o compartilhamento de conhecimento em organizações. A seção seguinte apresenta a verificação empírica deste estudo.

5. Verificação empírica: estudo de caso de uma empresa pública

No Brasil, algumas empresas públicas têm investido em práticas e tecnologias que envolvem o recurso mais significativo da atual economia: o conhecimento. É o caso do SERPRO, empresa pública de Tecnologia da Informação e Comunicações (TIC), que tem desempenhado importante papel no contexto da sociedade do conhecimento. A empresa é referência nacional e internacional em sua área de atuação. A sede situa-se no Distrito Federal, as 11 regionais estão nas principais capitais, e 17 escritórios em algumas cidades do país; sua força de trabalho, distribuída geograficamente, é composta por mais de 8 mil indivíduos, sendo a maioria especialistas em assuntos dos clientes do governo federal brasileiro.

O Serpro desenvolve soluções tecnológicas que permitem controle e transparência sobre a receita e os gastos públicos, além de facilitar a relação dos cidadãos com o governo (SERPRO, 2013). Dentre as várias soluções desenvolvidas com essas características destacam-se a declaração do Imposto de Renda via Internet (ReceitaNet), a nova Carteira Nacional de Habilitação, o novo Passaporte Brasileiro e os sistemas que controlam e facilitam o comércio exterior brasileiro (Siscomex). O mercado de atuação da empresa é o de finanças públicas, composto pelo Ministério da Fazenda, que corresponde a 85,2% do volume de negócios da empresa. Outro segmento igualmente importante são as ações estruturadoras e integradoras da Administração Pública Federal, cuja gestão e articulação compete ao Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão (SERPRO, 2013).

 A análise de documentos e a entrevista permitiu a identificação das evidências associadas aos aspectos do estudo de caso sobre como o espaço físico de trabalho colaborativo apoia o compartilhamento de conhecimento em uma empresa pública, conforme mostra o Quadro 2.

Quadro 2
Evidências do estudo de caso SERPRO - espaço físico
de trabalho colaborativo e compartilhamento de conhecimento.

Fonte: dados do estudo

As comunidades corporativas surgem, por exemplo, da ideia de uma pessoa que passa a ter a responsabilidade da continuidade das atividades. A pessoa inicia o desenvolvimento da ideia envolvendo interessados, sem recursos previstos, e na medida da evolução os recursos são alocados dependendo do que for necessário. Isto é bem diferente de um projeto tradicional que se estima todos os passos, resultados e orçamento em sua elaboração inicial. O fato de os projetos de serviços de clientes não serem contemplados por comunidades corporativas se deve ao princípio de não causar tensão na relação contratual. Assim, o trabalho cooperado foca atividades relacionadas aos processos organizacionais que possam gerar inovação. 

6. Discussões

Para a análise deste estudo de caso foram considerados os quatro princípios de Yin (2010). Em primeiro lugar deixar claro todas as evidências relevantes, em seguida abranger todas as principais interpretações concorrentes, depois, se dedicar aos aspectos mais significativos do estudo de caso, e por fim, utilizar o conhecimento prévio de especialista.  O Quadro 3 mostra os resultados da análise deste estudo de caso, isto é, algumas características identificadas e, respectivamente, os autores que as corroboram.

Quadro 3
Características do espaço físico de trabalho colaborativo e o compartilhamento
de conhecimento em uma empresa pública - estudo de caso SERPRO.

Fonte: elaborado pelos autores

O fato de a organização ter institucionalizado o trabalho cooperado é corroborado por Lee e Brand (2005, p.120) ao afirmarem que as organizações estão se tornando uma versão de equipes de trabalho com tarefas específicas, acesso interpessoal e facilidade de comunicação. A execução dos trabalhos de forma cooperada pelos empregados de modo independente, isto é, sem vinculação com suas atividades cotidianas é uma forma de colaboração das atividades de uma equipe inter-relacionada devido ao conhecimento do trabalho uns dos outros, conforme Sharp e Robinson (2008, p.506).

As definições estabelecidas pela organização para trabalho cooperado e comunidade corporativa são corroboradas por Kirschner et al (2008, p.403). Os autores argumentam que equipes multidisciplinares são utilizadas no governo para a resolução de problemas complexos permitindo diferentes perspectivas de solução. Também se verifica a construção colaborativa do conhecimento em equipes multidisciplinares incentivando pessoas a participarem facilitando a busca de objetivos comuns, o que no caso estudado ocorre por meio das comunidades corporativas.

De outro modo, no ambiente do trabalho cooperado da organização estudada se percebe a existência de aprendizado, apontado por Van Den Bossche et al (2006, p.492). A prática caracteriza a adoção de forças-tarefa e equipes de trabalho que exercem suas atividades em um ambiente colaborativo de aprendizagem, onde provavelmente deve ocorrer a interação, a compreensão e a cognição compartilhada, argumentada pelos autores.

O fato de o trabalho cooperado ser desenvolvido de forma presencial e a distância é abordado nos estudos de Ishii et al (1993, p.352). Os autores explicam o uso de espaços físicos, além dos espaços virtuais de colaboração para a comunicação face a face. De modo semelhante, Sharp e Robinson (2008, p.513) afirmam que em espaços colaborativos os objetos físicos de trabalho são complementares em sua forma e natureza física e importante para apoiar o estilo altamente colaborativo e auto organizado de equipes.

No âmbito do trabalho colaborativo, a empresa investigada não contempla projetos de serviços de clientes, mas somente atividades relacionadas aos processos organizacionais. Esta abordagem é apontada, de certa forma, por Seshasai et al (2005, p.157), pois afirmam que as áreas de negócios e ambientes de projetos são feitas cada vez mais dependentes da interação de equipes. No entanto, estas equipes captam as necessidades de cada parte interessada no processo fornecendo decisões e raciocínios, permitindo assim a transferência de conhecimentos sem a necessidade de interação direta entre envolvidos. 

Nota-se na organização estudada, conforme explicam Cabrera e Cabrera (2002, p.961), que o trabalho cooperado instituído é uma iniciativa de Gestão do Conhecimento que busca promover o compartilhamento do conhecimento por meio de ideias e experiências em forma individual e grupos. Esta iniciativa também é corroborada por Cummings (2004, p.360) que estudou grupos de trabalho nos quais papéis ou posições dos indivíduos permitem que estes explicitem fontes únicas de conhecimento. Isto se percebeu na organização estudada, pois especialistas em determinadas tecnologias participam, por exemplo, das comunidades corporativas denominadas Demoiselle, Expresso, Farol, RekZit e Debian.

A reutilização do conhecimento é percebida na organização. Foram identificados os dois tipos de produtores de trabalho compartilhado, apontado por Markus (2001, p.57-59), os grupos de trabalho homogêneo e as equipes multifuncionais. Estes utilizam o repositório de conhecimento em ambiente virtual (dando visibilidade dos conteúdos gerados), como forma de compartilhar o conhecimento, além de reunir as pessoas de uma mesma regional para trabalharem nos projetos por meio das comunidades corporativas.

No espaço físico da organização estudada, percebe-se que a comunicação face a face é intensa nas comunidades corporativas decorrente das interações humanas. E, tudo indica que os processos de criação, compartilhamento e aplicação de conhecimento possuem condições propícias para serem realizados, conforme preconiza Young (2010, p.25). Todavia, considerando que se trata de uma organização de Tecnologia da Informação e Comunicação (TIC), notou-se também interações virtuais devido à disponibilidade de acesso ao ambiente tecnológico.

Assim, a nova lógica das atividades de grupos de trabalho estabelecida por meio do trabalho cooperado torna formal a participação das pessoas nas discussões de problemas específicos, promove o compartilhamento de conhecimentos e de recursos, instituído por meio de estruturas em espaço físico colaborativo

7. Considerações Finais

A literatura oferece abordagens diversas envolvendo os temas “espaço físico de trabalho colaborativo” e “compartilhamento de conhecimento”, porém é mais intenso o número de publicações sobre compartilhamento de conhecimento, o que demonstra certa consolidação do tema. De modo diferente, o tema espaço físico de trabalho colaborativo ainda se mostra em desenvolvimento, pelo menos o que se relaciona à Gestão do Conhecimento.

A organização estudada apresenta aspectos de trabalho colaborativo em seu espaço físico. A redescoberta da importância das relações humanas trouxe uma visão mais holística para as práticas de Gestão do Conhecimento. Para estudos futuros, recomenda-se a análise das percepções dos coordenadores dos grupos de trabalho cooperado e a verificação dos resultados alcançados por tais grupos no decorrer do tempo. Também se recomenda comparar a outras organizações que tenham implantado práticas semelhantes visando identificar facilidades e dificuldades, de modo a apoiar organizações que tenham interesse em programar seus espaços colaborativos.

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