Johnny Tamayo Arias
La herramienta que se ha diseñado esta orientada al diagnostico de los procesos empresariales de cualquier tipo de organización basado en dos tipos de conceptos:
Conceptos Organizacionales: Alrededor de los diferentes agentes empresariales con los que interactúa una organización hay una serie de procesos y características necesarias para su desarrollo, las características que conforman cada agente interventor hacen parte de los procesos internos realizados en las organizaciones, todos ellos enfocados en la eficiencia y eficacia de la organización. Basándonos en la actividad que tiene la empresa con un agente particular (agente interventor según la relación del negocio, ejemplo: las relaciones entre la empresa y el cliente), es necesario contar con una serie de procesos y características básicas para que la organización este preparada para este tipo de relaciones. A medida que una empresa define sus relaciones con sus agentes, los desarrollos de la estructura se van fortaleciendo en estas áreas, llegando a presentar más importancia que los demás agentes. Las áreas de menor evolución son segmentos de la estructura que poseen un desarrollo pasivo sin llegar a eliminarse en la estructura de la organización, permitiéndole a la empresa posibilidades de flexibilidad y actividad de estas zonas si la empresa decide cambiar de estrategia de negocio. Partiendo de esta premisa se diseño una serie de preguntas orientadas a estructurar la organización, las metodologías utilizadas se soportan en diferenciales semánticas y la modelización organizativa.
Conceptos Estructurales: Conociendo el análisis realizado a través de las tres áreas de conocimiento, (Conceptual, funcional, estructural), se planteo la manera de integrar de forma sencilla todos estos conceptos a través de una grafica circular que identifique cada uno de las prioridades del sistema según el nivel de importancia. La grafica de visualización se compone de tres grandes niveles, el nivel estratégico colaborativo, el nivel de procesos operativos y el nivel de soporte, cada uno con una valoración dada en el formato de diagnostico.
Una vez identificado los procesos y subprocesos según el nivel de importancia se procede a asignar la calificación obtenida en el cuestionario según el área objeto de investigación. Para el análisis colaborativo se asignan en cada uno los anillos y relaciones de procesos la actividad la evaluación obtenida.
Para el análisis y estructuración de la información necesaria para conocer las organizaciones en el ámbito de Internet, nos basamos en métodos de prospectiva fundamentados en el estudio de diversos factores del entorno tecno-socio-económico y las interacciones entre estos factores. Para la captura y análisis de la información se utilizó el método Delphi (Delbecq, A.H,1975); mediante este procedimiento se pretende extraer y maximizar las ventajas que presentan los métodos basados en grupos de expertos y minimizar sus inconvenientes. Para ello se aprovecha la sinergia del debate en el grupo y se eliminan las interacciones sociales indeseables que existen dentro de todo grupo. A continuación enunciaremos cada una de las tareas a tener en cuenta en el desarrollo de proceso de puesta en marcha de las encuestas.
Para el diseño y personalización del instrumento de captura de información se baso en la Matriz de Inteligencia Organizacional MIO, dicha metodología fue adaptada a través de la incorporación de conceptos de cadena de valor y procesos de negocio todos ellos incorporados en las preguntas realizadas. A través de la incorporación de esta adaptación a la metodología podemos identificar el grado de percepción del proceso al interior de la organización (Arbonies ,2003).
Los instrumentos para el análisis y captura de información se basaron en dos métodos, el primero conocido como “Modelización organizativa”, trata de una técnica estructurada utilizada para asegurar un examen y documentación completa de una empresa y de su entorno en materia de SI/TI. Este modelo se adapto a las condiciones y características que debe tener un negocio para su puesta en marcha en Internet basándonos en aspectos como colaboración, optimización de procesos a través de Internet, integración de sistemas de gestión. Para el análisis a nivel de grado de desarrollo y aceptación de las TI en una organización, realizamos un estudio centrado en la Matriz de Sullivan, a través de ella podremos conocer la situación de desarrollo y aceptación que tiene las tecnologías en la empresa en cuestión. La finalidad de ambos métodos es obtener la información concreta y esencial para que las empresas convencionales puedan tener presencia en Internet. Estos sistemas de captura de información se basan en los siguientes tipos de análisis:
Análisis organizacional: La primera parte de la encuesta esta basado en el método de “Modelización organizacional” (Roberts, 1999). Este metodo se adapto a las condiciones y características que debe tener un negocio para su puesta en marcha en Internet basándonos en aspectos como colaboración, optimización de procesos a través de Internet, integración de sistemas de gestión.
Las características evaluadas en la fase organizacional fueron las siguientes:
Análisis tecnológico: el desarrollo del cuestionario tuvo como base teórica los conceptos aportados por la matriz de Sullivan, además de algunas otras preguntas extraídas de los contenidos, orientados a determinar el uso y las necesidades tecnológicas de las infraestructuras, tanto a nivel de hardware como de software. En el proceso de planificación resulta crucial identificar la situación de la empresa en cuanto al uso y gestión de los SI/TI con objeto de obtener una imagen clara de su situación de partida y establecer así con mayor precisión los pasos que han de realizarse para lograr alcanzar la situación deseada. Resulta interesante, como primer paso, tener una visión objetiva del papel desempeñado actualmente por los SI/TI en la empresa y de la percepción que sobre esta función se tiene por parte de los miembros de la organización. En esta línea, la matriz de Sullivan (1985) ofrece una visión general del grado de innovación y aceptación de la TI en una organización. Para ello hace uso de dos variables, como son el grado de desarrollo de la tecnología y el nivel de empleo de ésta. La primera es una medida de la actualización tecnológica de la empresa, es decir, si su infraestructura recoge los últimos avances y está, por lo tanto, actualizada; visto de otra manera, esta variable mide el grado de obsolescencia tecnológica en que se encuentra la empresa. La segunda variable, el grado de empleo de la tecnología, ofrece una imagen del uso efectivo que se da a la infraestructura de TI de la empresa por parte de los usuarios, es decir, si la formación y cultura de la información de la empresa favorece o no la explotación de los equipos y aplicaciones para la realización de las actividades. Combinando estas dos variables se obtiene una radiografía interesante que puede indicar si la empresa hace un uso estratégico de los SI/TI o, si por el contrario éstos no tienen un papel relevante en su funcionamiento. También permite identificar situaciones de desequilibrio en las que, por ejemplo, existe un elevado desarrollo tecnológico pero el personal de la empresa no está haciendo uso de él, lo que significa una inversión que difícilmente será amortizable. También puede suceder que la TI disponible se utilice de forma intensiva pero las limitaciones técnicas impidan la obtención de mejores resultados.
Análisis colaborativo: para la realización y puesta en marcha del cuestionario, las preguntas fueron tomadas de los tres puntos fundamentales del trabajo colaborativo: Información, Coordinación y Colaboración, partiendo de los niveles de responsabilidad y confianza de las organizaciones (Reichwald Et al, 1998).
Metodología: cualitativa a través de diferenciales semánticos (este tipo de escalas para situar la opinión del entrevistado, se trata de un segmento de dimensiones fijas y conocidas, sobre el cual la persona entrevistada marcará algún signo que indique la posición en que se sitúa. Midiendo luego la distancia en centímetros que separa la marca hecha por la persona que responde a cualquiera de los extremos, se podrá obtener un valor numérico, que corresponde a un punto determinado de la escala. ).
Escalas :
Técnica: encuesta y entrevista personal.
Herramienta: cuestionario administrado personalmente y a través del correo electrónico.
Universo: 4 empresas pertenecientes al la unidad de emprendimiento de la Universidad Nacional de Colombia Sede Manizales.
Características de las Empresas:
Técnica de Muestreo: no probabilístico muestra auto-seleccionada.
La puesta en marcha de este modelo de integración de roles entre los proyectos de emprendimiento y la universidad a través de sus laboratorios y grupos de investigación, ha tenido unas sinergias caracterizadas por desarrollos innovadores, con una alta aplicación de nuevos conceptos a las necesidades descritas por las empresas; para el fortalecimiento de esta estrategia de emprendimiento al interior de la Universidad Nacional de Colombia, se ha visto la necesidad de reglamentar todos los procesos generados por estas interacciones entre emprendedores y grupos de investigación como parte de la identificación de los aportes intelectuales en las innovaciones para su respectiva comercialización. Es claro que el papel que ha querido jugar la universidad es el de apoyar la creación de empresas y la conformación de redes de apoyo para el fortalecimiento de las relaciones universidad empresa, a través del dinamismo de todas sus estructuras tanto de formación como de investigación.
Conociendo esta conclusión primordial que enmarca el porqué de su incorporación al interior de la universidad, se ha analizado una serie de empresas tecnológicas que han surgido en la universidad, desde el punto de vista de redes sistémicas basadas en procesos y los diferentes tipos de relaciones que se generan alrededor de las redes corporativas.
El diseño de la estructura organizacional de las nuevas empresas está caracterizado por tener en cuenta la interacción entre sistema y usuarios, quienes son el elemento fundamental en el éxito o fracaso de los procesos de cambio. Para su diseño se baso en una serie de características. La primera característica son los procedimientos específicos, como integración de las actividades de la empresa, la segunda característica fusiona los diversos factores motivacionales, colaborativos y de formación de las personas al interior de las organizaciones, y la última característica hace referencia a las representaciones e interpretaciones de cada uno de los usuarios del sistema.
Así, se ha planteado una estructura funcional y operativa capaz de ofrecer a la empresa un alto grado de flexibilidad y adaptación acorde a la situación que está viviendo la empresa, basándonos en las necesidades y la interacción de los usuarios con el sistema creado. Esta estructura integra 3 grandes procesos o áreas determinantes para las empresas a nivel: organizacional, tecnológico, colaborativo.
Tomando como referencia los escenarios organizacionales, colaborativos y tecnológicos hemos desarrollado una estructura capaz de interactuar con cada uno de los siguientes conceptos.
La estructura organizacional diseñada tiene su epicentro en el modelo de negocio que la empresa posee, este modelo de negocio puede ser de origen convencional o de carácter on-line (modelo de negocio basado en Internet: relaciones entre empresa, cliente, administración pública, información, y colaboración) una vez las organizaciones tienen definido su modelo de negocio a partir de su sistema convencional, se empieza a crear una estructura organizacional capaz de adaptarse a diversas circunstancias y momentos por los cuales transitan las empresas. Una vez definido estos dos puntos se procede a la personalización y diferenciación del perfil del negocio a través del núcleo de negocio o corebusiness; el corebusiness diferencia el know how de la empresa, define el que hacer de la empresa, el cual marca la diferencia entre las otras organizaciones; una vez integrado estos tres conceptos tenemos una estructura soportada en un componente funcional capaz de determinar cuál es el objeto del negocio y como será su funcionamiento a través de la incorporaciones de estructuras organizacionales.
La integración de los distintos conceptos organizacionales y tecnológicos con las personas, nos conforman la colaboración. El objeto de la colaboración es la asociación integradora de los diferentes agentes que intervienen en las relaciones con las empresas (negocios, clientes, admón. pública y conocimiento). A través de este agente vinculador, la organización llega a tener cobertura tanto a nivel interno como externo, una vez realizada la integración de los componentes funcionales de la organización, se empieza a interactuar con el primer nivel de componentes y procedimientos organizacionales. La integración de la información y las herramientas que gestionan estas informaciones, mejoran los sistemas de colaboración en el interior de las organizaciones. La colaboración se logra cuando las aplicaciones y los grupos de trabajo interactúan en tiempo real, al interior de las organizaciones.
Conocida la estructura organizacional a utilizar por la empresa en Internet y el soporte tecnológico a emplear debemos interactuar toda nuestra estructura con un concepto basado en la colaboración de personas y recursos, estos instrumentos lo que hacen es facilitar el desarrollo de las comunicaciones dentro de las organizaciones con presencia en Internet, es de un alto grado de comunicaciones informales generadas, debido en muchos de los casos a reglas formales, procedimientos y normas. La comunicación formal no es interactiva, mas bien tiende a impersonal e implica una serie de estructuras a nivel de informes y reuniones. En el contexto de una organización virtual en que las redes y las tareas relacionadas son formadas por individuos por los límites orgánicos. Desarrollar enfoques basados en resultados orgánicos es inadecuado ya que solo refleja el objetivo de una organización virtual, y no el bien generado por una organización colaborativa que trabaja por un bien común. de ahí la necesidad de integrar la interacción persona-sistema dentro de un concepto de diseño y uso de la plataforma informática.
Partiendo de los conceptos teóricos basados en un diseño de estructura organizacional orientada a las personas, quienes son el elemento fundamental en el éxito o fracaso de los procesos de cambio. Se identifica una serie de etapas que dieron respuesta al diseño de estructura de trabajo para cada organización. La primera etapa se baso en los procedimientos específicos, como integración de las actividades de la empresa: como el modelo de negocio y la estructura organizacional, la segunda etapa fusiono los diversos factores motivacionales, colaborativos, niveles de confianza y de formación de las personas al interior de las organizaciones, y la ultima etapa hace referencia a las representaciones e interpretaciones de cada uno de los usuarios del sistema desde el punto de vista de la estructura organizacional, la integración de las estructuras organizacionales, colaborativas y tecnológicas, trayendo consigo el diseño de nuevas estructuras organizacionales para las (Spin off Universitarias).